Hold liv i virksomhedskulturen - på afstand

Virksomhedskulturen opbygges gennem adfærdsnormer, værdier, møder og den fysiske tilstedeværelse blandt kollegaer på kontoret. Men hvordan kan vi opretholde kulturen og sammenholdet i en tid, hvor de fleste ansatte arbejder hjemmefra?

Det er relativt enkelt at videreformidle virksomhedens værdier ud til medarbejderne. Med et intranet kan man sørge for alle får besked om nyheder fra ledelsen. På den måde sikrer du, at alle medarbejdere følger med i de kulturbærende virksomhedsnyheder som publiceres. Det kræver dog lidt ekstra, hvis medarbejderne skal virksomhedens kultur i deres hverdag derhjemme.

For at få medarbejderne til at efterleve virksomhedens værdier, vil det kræve daglige møder og en større kommunikationsindsats. Det er derfor vigtigt at afholde ugentlige møder, hvor organisationen eller teamet kan mødes og er tilstedet sammen. Selv i en virtuel hverdag.

I dette indlæg guider vi dig til, hvordan du kan holde liv i virksomhedskulturen, styrke dit team og bevare sammenholdet, når den fysiske tilstedeværelse ikke er en mulighed.

En god virksomhedskultur, kræver også en god afstandskultur  

For langt de fleste organisationer er virksomhedskulturen helt afgørende for den samlede succes. Virksomhedskulturen og medarbejderengagement er to sider af samme sag, den ene fungerer ikke uden den anden. En virksomhedskultur, som ikke er kommunikeret klart overfor medarbejderne, vil resultere i nedsat engagement. Omvendt skal medarbejderne også være engageret, for at styrke virksomhedskulturen.

I en artikel fra Deloitte om Global Human Capital Trends, fremgår det, at 87% af de adspurgte HR-ledere, havde virksomhedskultur og medarbejderengagement som deres højeste prioritet for virksomhedens fremtid. Virksomheder som Google, Apple, Facebook, Spotify og IKEA er kun få eksempler på steder, hvor virksomhedskulturen er den vigtigste succesfaktor. Med andre ord er virksomhedskulturen en vigtig prioritet, hvis man vil opnå succes og endnu vigtigere når vi er distanceret fra vores kollegaer.

Selvom den fysiske tilstedeværelse på kontoret ikke er en mulighed, kan virksomhedskulturen stadig holdes i live. Den nye afstandskultur kan med fordel hjælpe til at styrke den enkelte medarbejder og deres engagement. De medarbejdere, der ofte har svært ved at være i fokus og hæve stemmen fysisk på kontoret eller til møder, har nu mulighed for at træde frem online. Lederne har også større mulighed for at kommunikere og tilpasse arbejdet individuelt til den enkelte medarbejderne når det foregår online. En nye afstandskultur åbner også op for en mere fleksibel arbejdsdag, som også hjælper til at styrke medarbejdernes engagement og dermed hele organisationen.

Trello er en organisation, hvor flertallet ofte har en virtuel arbejdsdag. For virtuelle organisationer som Trello, har nøglen været at få præsenteret en klar afstandskultur for at opretholde sammenholdet og en effektiv distribueret organisation.

For at skabe en effektiv afstandskultur, kræver det ifølge Trello to ting:

1. Der skal sættes klare retningslinjer for online og kontorbaseret kommunikation.

2. Et godt system til at afholde møder, begivenheder og bevare vaner. Systemet skal sikre en aktivt, inkluderende og transparent kommunikation gennem hele organisationen.

Afstandskulturen skal bygges på empati og effektive værktøjer

Platforme som Teams, Zoom, Stream, Yammer, Slack, Planner og Trello er alle værktøjer, som gør det brugervenligt at samarbejde og kommunikere med sine kollegaer. Disse platforme kan ved regelmæssigt brug effektivisere samarbejdet i organisationen og dermed hjælpe til en sund afstandskultur.

Ifølge Trello og andre virtuelle organisationer, er det at udvise empati for hinanden, en af de vigtigste faktorer i en sund afstandskultur. I et digitalt arbejdssamfund, er det vigtigt, at vi viser forståelse og tager hensyn til vores kollegaer. Det betyder også at man som leder skal være opmærksom på forskellige præferencer hos medarbejderne, og tilpasse arbejdet efter individuelle behov.

Medarbejdere med børn kan have svært ved at tilpasse hverdagen til almindelige arbejdstider og kan med fordel derfor starte arbejdsdagen tidligere for at opnå mest effektivitet.

Empati ses når medarbejderne overholde de regler, der er vedtaget. Det ses også når alle husker at bevare den positiv tone, deltage i samtaler og er transparente i den daglige online kommunikation. Det er vigtigt at alle medarbejdere føler sig inkluderet i alle møder også hvis de ikke er fysisk tilstede. Hvis alle medarbejdere tilslutter sig det samme videolink, tages der automatisk højde for kollegaer som kun er med virtuelt, på grund af at alle har de samme betingelser. Endnu en fordel ved onlinemøderne er, at de kan optages så selv dem, der ikke kan deltage i realtid kan se møderne efterfølgende.

Vi har samlet følgende regler og anbefalinger til, hvordan jeres organisation kan opnå en naturlig afstandskultur:

• Gør onlinemøder til standard og fysiske møder undtagelsesvis
• Undgå hurtige beslutningsmøder medmindre det er yderst vigtigt.
• Opret en struktureret proces til hvert møde, og vedhæft eksempelvis et mødelink i kalenderen.
• Tag hensyn til medarbejdere som arbejder langt væk fra kontoret og i andre tidszoner. Det vigtigt at tage hensyn til medarbejdernes forskellige livssituation, hvis de skal være motiverede og bevare deres engagement.
• Sørg for fuld gennemsigtighed mellem ledelse, organisation og kolleger. Den digitale arbejdsplads tilbyder unikke muligheder for at kommunikere åbent i hele organisationen. En transparent virksomhedskultur motiverer, forbinder og stimulerer medarbejderne så engagementet og innovationen holdes ved lige.
• Oprethold de gamle rutiner med online kaffepause. En stor del af medarbejderkulturen finder sted under vores kaffepauser og andre uformelle møder. Bevar de gamle rutiner, så meget som muligt som f.eks. online kaffepauser. Medarbejderne skal opfordres til at booke personlige onlinemøder med hinanden, hvor man kan tale om livet, som var det på kontoret.
• Lav virtuelle aktiviteter for hele teamet. Der findes mange online aktiviteter som vi kan lave med vores kollegaer uden at være fysisk tilstede. Aktiviteter som online yoga, spil, quizzer eller virtuelle museumsguides kan være med til at styrke teamet og sammenholdet i en ny kultur hvor vi er distanceret fra hinanden.