Effektiv håndtering af forretningsdokumenter i Microsoft 365

Mange virksomheder har udfordringer med at navigaere i deres store udvalg af dokumenter eller med at finde ud af, hvilken udgave, der er den man kan stole på. Kampen med at finde kritisk information i et stort hav af søgeresultater er en almindelig fustration, og det understreger behovet for en struktureret tilgang til dokumenthåndtering.

Forskning viser, at praksisser omkring effektiv dokumenthåndtering bidrager til organisatorisk effektivitet og har en posistiv effekt på produktivitet, compliance og at gøre medarbejderne selvstændige.

I denne artikel vil vi udforske de underliggende problemer, strategier der kan bruges til at adressere dem og de vigtige tiltag der kræves for at mestre dokumenthåndtering i Microsoft 365 økosystemet. Du kan lære endnu mere ved at downloade denne omfattende guide til effektiv dokumenthåndtering.

At navigere blandt documenter i Microsoft 365 – hvad er udfordringen?

Har du nogensinde kæmpet med at finde et specifikt dokument på dit intranet eller i din Microsoft 365 tenant? Det er en almindelig frustration, og du har sikkert oplevet det fornylig.

Problemet er ikke nødvendigvis, at vi ikke kan de dokumenter, der er relateret til vores søgning, men mere at vi får alt for mange resultater – og at finde ud at, hvilket dokument, der er det mest pålidelige, kan være udfordrende.

Hvis du leder efter dine noter fra gårsdagens møde, så er det måske ikke det største tab, hvis de er midlertidigt fejlplaceret. Men hvis du leder efter en kritisk arbejdsinstruktion, tjekliste eller produktdokumentation, så er konsekvensen af ikke at finde det – eller finde en forældet version – mere alvorlig.

Men dårlig findbarhed er bare et symptom på et større problem. Det faktiske problem i dette scenarie er sandsynligvis en mangel på struktur og governance, som virksomheden kan burge til effektivt at håndtere dokumenter for alle interessenter.

At udtænke planen for dokumenthåndtering

Praksisser for effektiv dokumenthåndtering bidrager til organisatorisk effektivitet og har en positiv effekt på produktivitet, compliance og gør medarbejderne mere selvstændige. Men der er mere i dokumenthåndtering end bare at implementere kraftfulde systemer og strømline processerne for at oprette, kontrollere, udgive og forbedre dokumenter i en virksomhed.

Mens det at have alle de nødvendige funktioner gør livet nemmere, så er det garanteret, at der er effektiv dokumenthåndtering eller compliance. Det kræver yderligere indsatser for, at det virkelig kommer til at virke.

Det første skridt mod at opnå en effektiv dokumenthåndtering er at udvikle en solid strategi – en plan for hvordan dokumenter skal håndteres i din virksomhed. Denne plan skal indeholde informationspolitikker for alle dokumenttyper inklusiv governance aspekter som f.eks. egenskaber, skabeloner, workflows, fastholdelse og meget mere.

Og vigtigst af alt så skal din dokumentplan forstås og adopteres af alle medarbejdere. Så glem ikke kommunikation, træning og at følge op på afstemningen af planen.

At bygge fundamentet: konfigurering af løsningen

Når du har en solid strategi på plads, så er det næste skridt at lave og konfigurere en løsning, der opfylder dine dokumentkrav. Dette inkluderer definitioner og en centraliseret håndtering af dokumenttyper, skabeloner, egenskaber, workflows og meget mere.

Når der nu er understøttelse af dokumenthåndtering på tværs af virksomhederne i SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, Viva Engage og andre Microsoft 365 apps, så kan du overveje at bruge et yderligere produkt som Omnia til at opfylde dine krav til håndtering af dokumenter.

Så skal du efterfølgende sikre, at dokumentejere og forfattere nemt kan oprette, publicere og håndtere dokumenter i følge planen.

Det kan gøres ved at oprette arbejdsområder for dokumentejere og forfattere, hvor governancekonceptet er arvet på platforme som f.eks. Teams, SharePoint, OneDrive og dit intranet. Her er det nemt at oprette, publicere og håndtere dokumenter afstemt med strategien.

At levere en intuitiv dokumentoplevelse

Derudover så er det altafgørende at give en gnidningsløs brugeroplevelse, der sikrer, at dokumenter bliver vist i den rette kontekst – uanset om det er vigtige forretningsdokumenter eller personlige mødenoter. Du skal definere, hvordan det gøres simpelt for slutbrugerne at finde dokumenter i en relevant kontekst ved at bruge navigation og søgning.

Til sidst er det også vigtigt, at du bruger mekanismer til at overvåge alle kontrollerede dokumenter inden i organisationen, spore udløbede revisioner, etablere feedbackkanaler og meget mere for løbende at forbedre dokumenterne og den samlede løsning.

For at opsummere så kræver det at mestre en kontrolleret dokumenthåndtering i Microsoft 365 en strategisk tilgang, effektiv governance, forfatter- og publiceringsværktøjer der er nemme at bruge, en gnidningsløs brugeroplevelse og en løbende monitorering og forbedringer.

Ved at følge de principper, der er beskrevet ovenfor, og udnytte mulighederne i Microsoft 365 og Omnia så kan virksomheder etablere en robust dokumenthåndteringsløsning, der forbedrer effektivitet, sikrer compliance og fremmer samarbejde på tværs af organisationen.

Hvis du gerne vil vide mere om effektiv dokumenthåndtering, så sørg for du downloader denne omfattende guide til effektiv dokumenthåndtering.