Dokumenthåndtering

Få styr på organisationens dokumenter med en løsning
som følger jeres interne politikker og governance

Det kan være en reel udfordring at håndtere dokumenter på en effektiv måde inden for den digitale arbejdsplads. Dokumenter er overalt, i flere versioner, baseret på egne skabeloner, med dårlig sporbarhed og intet ejerskab. Men baseret på Omnia har du nu mulighed for at implementere dokumentstyring, der er tilpasset definerede livscykler og politikker for hele organisationen.

Omnia kan hjælpe dig med at slippe af med galleriet af hjemmelavede dokumentskabeloner, der findes i mange organisationer. Det integrerede document Management system supporterer central håndtering af dokumentskabeloner som kan distribueres, uanset hvor slutbrugerne opretter dokumenter. Det sikrer, at du kun har ét sæt dokumentskabeloner – de officielle.

Med Omnia kan du sikre dig, at vigtige dokumenter håndteres korrekt på tværs af organisationen og over tid. Den digitale dokumenthåndtering arbejdsgang giver dig mulighed for at oprette definitioner for vigtige typer af dokumenter, implementering af en kontrolleret livscyklus med regler for egenskaber, godkendelse, pdf-konvertering, review, arkivering og meget mere. Det giver brugerne en ensartet struktureret oplevelse, når det kommer til vigtige dokumenter.

Ved at bruge oprulninger og dokument centre i Omnia, er det nemt at finde vigtige dokumenter baseret på type og egenskaber og præsentere dem for slutbrugerne i den rigtige sammenhæng. Det er muligt at abonnere på dokumenter baseret på egenskaber, og at få notifikationer når nye eller opdaterede udgaver offentliggøres.

Omnia dokumenthåndtering i Office 365 giver dig også mulighed for at konfigurere tilpassede søgninger for at gøre det endnu nemmere for slutbrugerne at finde det rigtige forretningskritiske dokument.

Omnia indeholder en wizard, der hjælper slutbrugere med at oprette nye dokumenter baseret på officielle skabeloner. Slutbrugere kan navigere mellem publicerede skabeloner, udfylde metadata og vælge en placering, hvor dokumentet skal gemmes. Så selvom du har et stort antal skabeloner og egenskaber, vil brugeroplevelsen, når du opretter nye dokumenter, være nem og lige til med Omnia dokumenthåndteringssystem.