Rottneros svejser koncernen sammen med et nyt intranet

Med et nyt Omnia-baseret intranet styrker Rottneros den interne kommunikation, det interne brand og fællesskabet. Den nye platform har en brugervenlig grænseflade, optimeret struktur og effektiv informationsstyring.

- Vores nye koncernintranet svejser alle vores enheder sammen og gør Rottneros' brand tydeligere og mere levende for medarbejderne. Intranettet giver hurtig og nem adgang til blandt andet virksomhedsnyheder, politikker, medarbejderinformation og arbejds- og samarbejdsværktøjer. Noget, der bliver brugt flittigt, er den særlige søgefunktionen til at finde kollegaer og gruppesamarbejder, siger Cecilia Hagen, kommunikationsmedarbejder hos Rottneros.

Glat implementering - med afstand

Rottneros historie starter i 1630'erne, da en hammermølle til jernindustrien blev etableret. I 1887 blev det første træslibeværk startet og samtidig skiftede produktionen fra jernhåndtering til skovindustri. Rottneros AB er i dag en børsnoteret koncern med godt 300 ansatte og salg til Europa og andre dele af verden. Ud over de to papirmassefabrikker Rottneros Bruk og Vallviks Bruk ejer koncernen også produktionsenheden Rottneros Packaging. Sidstnævnte enhed fremstiller fiberbakker og omfatter også råvareindkøbsvirksomheden SIA Rottneros Baltic i Letland og skovaktøren Nykvist Skogs AB.

Rottneros havde tidligere en Sharepoint-baseret intranetplatform med separate intranet til de forskellige virksomheder og produktionsenheder. Kommunikation og informationsdeling blev således begrænset inden for hver enhed, mens vedligeholdelse og styring af platformen blev unødigt tidskrævende og omkostningskrævende. Brugerfladen blev også opfattet som gammeldags og uinspirerende af brugerne. Ledelsen besluttede derfor at opgradere løsningen til en moderne, mobiltilpasset, nem at administrere og koncerndækkende intranetplatform med fuld integration til Microsoft 365. Rottneros kontaktede Precio Fishbone i juni 2020 for at få en demonstration af Omnia. To måneder senere startede implementeringsprojektet.

- Det var besværligt og svært at administrere tre separate intranet, og løsningen bød hverken på god grafisk funktionalitet, grænseoverskridende kommunikation eller mobilitet. Vi skulle finde en platform for kommunikativt og visuelt at forene gruppen. Omnia reagerede godt på alle behov og så ud til at være den bedste løsning for os. Platformen tilbyder også problemfri integration med Microsoft 365 og Teams, hvilket var endnu en grund til, at vi skulle opgradere, da disse er vores primære desktop- og samarbejdsværktøjer, forklarer Rottneros' it-chef Daniel Kaar.
På grund af corona-pandemien blev introduktionen, møder og workshops håndteret digitalt med hjælp fra Google Jamboard og Microsoft Teams. Tekniske installationer og konfigurationer er blevet udført via sikre fjernforbindelsesteknikker. Det nye intranet blev lanceret i april 2021.

- Den digitale implementeringsproces forløb glat. Vi havde blandt andet fire workshops i Teams og Jamboard med omkring 14-15 nøglepersoner fra alle linjefunktioner i de forskellige enheder. Styrken ved Jamboard er, at du kan brainstorme med post-it sedler, ligesom vi plejer i vores fysiske værksteder. Selvom det fysiske møde skaber en anden nærhed i samarbejdet, har det digitale mange fordele. Deltagerne kan f.eks. bidrage anonymt med deres ideer, hvilket kan stimulere kreativiteten. Alt, hvad der sker på mødet, kan også dokumenteres og det gemmes automatisk, påpeger Precio Fishbones projektleder Karin Lundberg.

Et klarere helhedsbillede styrker engagementet og fællesskabet

Hovedmålet med det nye intranet er at konsolidere og skabe en fælles intern kommunikation samt forbedre strukturen og navigationen for at gøre det nemmere for medarbejderne at finde information. Daniel, Cecilia og deres arbejdsteam har derfor brugt meget tid på at sortere, tagge og omstrukturere al information på intranettet og i dokumentarkiverne.

- Intranettet er nu mere attraktivt, velstruktureret og relevant. Vi har ryddet en masse overflødig information væk og sorteret indholdet bedre. Eksempelvis er alt arbejdsmateriale nu kun tilgængeligt i intranettets samarbejdsflader, hvilket gør det nemmere at finde. Vi kan allerede nu se, at vores informationsstyring og interne kommunikation er blevet mere effektiv. Brugerne skal ikke bruge så meget tid på at lede efter regler, processer og anden forretningskritisk information som tidligere. Det er også blevet nemmere at tage del i nyheder og virksomhedens mål, visioner og værdier. Det giver medarbejderne et klarere helhedsbillede af Rottneros og styrker vores sammenhængskraft og stræben efter fælles mål, understreger Cecilia.

For at skabe et mere samlet Rottneros offentliggøres der i dag en lind strøm af nyheder på intranettet, hvor alle dele af organisationen er med. Et nyt fast indslag er Ugens Medarbejder, som er et populært tema udviklet netop for at stimulere engagement og øge medarbejdernes forståelse for hinandens professionelle roller.

- Den mobile grænseflade i Omnia og mobilappen betyder også meget for engagementet og vores medarbejdere med mobile jobs, som udgør størstedelen af arbejdsstyrken. Nu kan de altid holde sig opdateret på alt, hvad der sker, og nemt få adgang til informationen på intranettet, oplyser Daniel.