Arriva Tog øger hastigheden på intern information med Omnia

Det danske selskab Arriva Tog har genopfundet sin dokumenthåndteringsløsning og lanceret et nyt intranet på Omnia, hvor den nye løsning radikalt forbedrer dokumentsøgning og kontrol samt intern kommunikation.

- Det er nu meget nemmere for vores medarbejdere at finde kvalitets- og procesretningslinjer og andre strukturerede dokumenter afgørende for deres daglige arbejde. At navigere i vores tidligere dokumenthåndteringsløsning plejede at være tidskrævende og ikke særlig brugervenligt. Vores nye system ser dog ikke kun godt ud, men tilbyder også en hurtig vej til relevant information. Med Omnia har vi nu fået et nyt og moderne intranet fyldt med al den funktionalitet, vi skal bruge for at booste den interne kommunikation og holde alle opdateret i forhold til, hvad der foregår i virksomheden, siger Erik Vestergaard Møller, chef for Safety Quality & HSE, Arriva Tog A/S.

Omkostningseffektiv platform, der sikrer hastighed og pålidelighed

Arriva Tog er et datterselskab af Deutsche Bahn (DB) koncernen og den næststørste togoperatør i Danmark. Arriva driver regionaltogstrafik i de fleste områder af Region Midtjylland og transporterer cirka 10 millioner passagerer om året.

Virksomheden havde tidligere et SharePoint baseret dokumenthåndteringsløsning, som også fungerede som et rudimentært intranet. Platformen var dog forældet, og medarbejderne løb konstant ind i problemer med at navigere i systemet og finde de rigtige dokumenter. Arriva Tog ville gerne erstatte det gamle system med et moderne, robust og fleksibel SharePoint baseret intranetplatform, hvortil de kunne migrere deres dokumenter med et minimum af indsats og omkostninger. Efter grundig markedsundersøgelse besluttede de at gå med Omnia.

- Vi kiggede på mange forskellige platforme og løsninger, og ingen af ​​dem kom i nærheden af ​​Omnias pris i forhold til ydeevne, brugervenlighed og fleksibilitet. Derudover havde vi også brug for en Microsoft 365 kompatibel platform, da dette er vores primære arbejdsværktøj og applikationssuite. Da Omnia er 100% integreret med Microsoft 365, blev vores beslutning gjort endnu nemmere, understreger Erik.

I efteråret 2020 begyndte en arbejdsgruppe at bygge backend af det nye system, en opgave, der omfattede sortering, udvælgelse og tagging af alle de dokumenter, der skulle migreres til den nye platform. Precio Fishbones eksperter hjalp Arriva med at tagge dokumenternes metadata ved hjælp af et automatiseret script, hvilket sparede en masse arbejde og tid.

Den nye platform giver også mulighed for smart målretning, der automatisk dirigerer relevant information til den rigtige bruger. Arriva Togs nye intranet og dokumenthåndteringsløsning gik i luften i maj 2021, seks måneder efter den første projektworkshop.

– Den nye løsning har fået en meget positiv modtagelse af vores organisation. Frem for alt sætter medarbejderne stor pris på systemets evne til at fremskynde processen med at finde de rigtige retningslinjer, arbejdsprocesser, sikkerhedsprotokoller og andre dokumenter, der er afgørende for vores drift. De værdsætter også løsningens fleksible tilgængelighed og moderne attraktive layout, samt løsningens gode overblik og avancerede søgefiltre, påpeger Erik.

GDPR viste sig at være hård nød at knække

En af de store udfordringer ved implementeringsprojektet var, hvordan man sikrer korrekt og sikker dokumentadgang, samtidig med at man holder sig til den generelle databeskyttelsesforordning, GDPR. Erik forklarer, at de skulle analysere enhver mulig navigations- og adgangsrute til hver enkelt dokument og bygge flere adgangssikkerhedslag for at garantere fuld GDPR-overholdelse.

– Vi brugte meget tid på at finde ud af, på hvilket niveau vi skulle sætte de nødvendige adgangsbegrænsninger. Det var en svær nød at knække. Du kan sætte en lås på selve dokumentet, på mappen eller på indgangsportalen. Brugeren kan også få adgang til dokumenter via flere adgangspunkter, hvilket gør problemet endnu vanskeligere. Det lykkedes endelig at opbygge en smidig proces, understøttet af Omnias indbyggede sikkerhedsfunktionalitet, som sikrer, at alle dokumenter og andre følsomme oplysninger er fuldt beskyttet og i overensstemmelse med GDPR, slutter Erik.

Bedre greb om processer

Den nye platform er tilpasset både visuelt og indholdsmæssigt, så det matcher Arrivas 20 forskellige brugergrupper, hvilket afspejler organisationens forskellige arbejdskategorier. Togoperatører har for eksempel en meget anderledes adgang til systemet sammenlignet med togværter med hensyn til, hvilken type dokumenter, nyheder og advarsler de har ret til at få adgang til eller er interesserede i. Arriva vil desuden snart implementere Omnias mobilapp og dermed yderligere forbedre brugervenlighed og tilgængelighed for virksomhedens frontlinjepersonale.

Ifølge Erik vil det nye intranet og dokumenthåndteringsløsning ikke kun fremskynde informationssøgning og adgang til processer, det vil også øge engagementet, da medarbejderne nu bliver bedre informeret. Desuden vil det hjælpe Arriva med at evaluere og forbedre sine processer generelt.

– Vi vil løbende gennemføre brugerundersøgelser for at vurdere, hvor godt vores moderniserede digitale arbejdsplads tjener vores medarbejdere. Disse undersøgelser vil også give en bedre forståelse af vores arbejds- og kvalitetsprocesser og vil signalere, hvornår de skal revideres eller opdateres. Omnias Quick Poll værktøj, brugeradfærdsdata og andre formularer og analysefunktioner hjælper os alle til at udføre disse undersøgelser effektivt, forklarer Erik