Sikker RPA-robot implementering i fem trin

Med en RPA- robot kan virksomheden hurtigt blive mere omkostningseffektiv, spare tid og arbejdskraft på håndtering af forskellige forretningsprocesser. RPA (Robotic Process Automation) ser enkel ud når man først kaster et blik på det. Men som med traditionel systemudvikling, skal hele processen kvalitetssikres inden RPA kan hjælpe med at optimere de forskellige forretningsprocesser.

Man kan let blive ivrig ved tanken om at anskaffe sig en RPA-robot, da det betyder at virksomheden kan digitalisere sine manuelle processer. Oprettelsen af ​​selve robotten er relativt enkel. Det der har afgørende betydning for, om robotten leverer de ønskede resultater er at forarbejdet og analysen skal udføres ordenligt og korrekt. I værste fald vil robotten kunne begå fejl og forårsage ekstra arbejde, i stedet for at spare virksomheden for tid og penge.

For at sikre at overstående undgås viser vi nu i fem faser, hvordan et RPA-projekt kvalitetssikres.

Trin 1: Identificer, standardiser og dokumenter

En af de største udfordringer i et RPA-projekt er at identificere de processer, der kan generere store omkostningsbesparelser gennem automatisering. Der kan også være andre effektmål, såsom at gøre processerne mindre personafhængige eller eliminere risikoen for manuelle fejlregistreringer. Oftest handler det dog om at finde tidskrævende og ensformige manuelle processer.

Når processerne er identificeret, skal effekterne og de operationelle fordele ved en RPA-løsning defineres, beregnes og analyseres. Derved afvejes de forskellige processer for at se, hvilke tænkelige automatiseringer der giver det bedste afkast.

Derefter skal processerne kortlægges i detaljer for at se, hvor homogene og stringente de er. En RPA-robot kan kun gøre, hvad der forventes. Hvis en proces indeholder mange afvigelser og ekstraordinære tilfælde, kan det være vanskeligt og dyrt at automatisere. Hvis der er risiko for, at nye uventede situationer kan opstå i strømmen, kan det stoppe robotten eller generere forkerte resultater. I tilfælde som disse, råder vi til at standardisere processen så variation midskes inden robotten programmeres.

Efter evaluering og undersøgelse af de processer, som er egnet til automatiseringen skal, hvert procestrin dokumenteres via procesmodeller, tekster eller video, inden udviklingsfasen igangsættes. RPA-programmøren skal kende enhver kommando, valgsituation, datafangst samt andre registreringer. Jo mere nøjagtig dokumentationen er lavet, jo enklere og mere omkostningseffektiv vil udviklingen af ​​robotten være.

Når vi udvikler RPA til kundeprojekter benytter vi en velafprøvet procedure. Proceduren består blandt andet af skabeloner til procesbeskrivelser og guides, som skal identificere de processer som er egnet til automatiseringen som f.eks. UiPaths Process Definition Document (PDD), som kortlægger processen i detaljer.

Trin 2: Kildekode, design og organisering

Som i alle vores systemudviklingsprojekter, stilles de samme krav i et RPA-projekt. Der stilles krav til f.eks. design, kildekodestyring, test, validering og gennemgang af andre relevante faktorer. 

For at opnå en robust og skalerbar RPA-løsning skal den designes ud fra en grundig analyse af systemafhængigheder, kapacitet og sikkerhedskrav. Derudover er det ikke mindst vigtigt at undersøge, hvordan integrerede systemer vil fungere og, hvordan de kan ændre sig over tid. Hvis forretningssystemet f.eks. er planlagt til at skulle opgraderes inden for en overskuelig fremtid, skal de logiske konsekvenser af systemændringen specificeres i dokumentationen.

På samme måde skal fremtidige kapacitetskrav beregnes, så øgede opkalds-, transaktions- og registreringsvolumener ikke påvirker automatiseringen eller skaber såkaldte timeout-fejl og afbrydelser.

Ifølge en undersøgelse fra 2019 af Forrester Research mente knap 19% af organisationerne med en RPA-løsning, at den har en tilfredsstillende ydeevne og skalerbarhed. De største hindringer heri blev identificeret som mangler i de forberedende analyser, proceskortlægning, engagementet og ledelsen. Vigtigheden af ​​at udvikle en gennemtænkt model og udvælge bemanding af den daglige drift, til styring af RPA-løsningen kan ikke understreges nok. En RPA-robot kræver kontinuerlig gennemgang og opfølgning, og kan ikke bare stå og passe sig selv.

For at sikre en stabil automatisering skal der foretages en analyse af mulige informations- og sikkerhedsrisici. Som et bevis for sikkerheden, er Precio Fishbone ISO 27001-certificeret og bruger typisk OWASP ASVS (Application Security Verification Standard).

Ved at sikre, at robotten kun udveksler data lokalt inden for organisationens domæne, kan sikkerhedsrisiko minimeres. Når vi i vores kundeprojekter ser et behov for at overføre forretningsdata uden for domænet, foretages der altid en sikkerhedsanalyse sammen med kunden. Den eksterne dataudveksling kan sikres med kryptering og andre sikkerhedsløsninger.

Trin 3: Udvikling, test og analyser

For at sikre robottens kvalitet og sikkerhed er der er en række forudsætninger, som skal opfyldes under udviklingsarbejdet. Før udviklingsprojektet igangsættes skal version- og change management, samt kildekodedokumentation være på plads. Derudover bør der oprettes et testmiljø, hvor systemplatformen og alle interagerende systemer installeres i de korrekte versioner. Mange RPA-projekter mislykkes stadig, fordi de forskellige versioner og ændringer i kildekoden ikke er håndteret korrekt. Mangel på kildekodedokumentation, kan også gøre blive et problem som gør fejlhåndtering og videreudvikling vanskeligere og dyrere.

I vores kundeprojekter bruger vi UiPath's Development Platform Studio. Platformen indeholder effektive værktøjer til flowstyring, test, version- og change kontrol. Vi anvender en agil udviklingsmetode, hvor robotten bygges og testes trinvist for effektivt at sikre alle processerne inden den næste robotkomponent kodes.

For at kunne udføre en god og realistisk test skal prøvetilfældene baseres på autentiske data. Da det ellers ikke vil være muligt at validere testresultaterne eller at identificere forkerte udførelser og andre fejlkilder.

Trin 4: Implementer og tilpas

Når robotten er blevet testet og godkendt, er det tid til implementering i det virkelige systemmiljø. I implementeringsfasen er det især vigtigt at have dokumenterede log-, fejl- og styringssystemer, der effektivt registrerer eventuelle forkerte udførelser. Selvom robotten har været igennem strenge test i udviklingsfasen, kan der stadig være risiko for at nye situationer i det virkelige miljø kan opstå. Vi råder derfor altid til at implementere robotten i en indledende pilotfase, for at kunne kontrollere robottens præstation i et mere begrænset omfang. På den måde kan robotten gradvist og under opsyn af medarbejderne overtage deres opgaver.

Der vil selvfølgelig straks blive taget hånd om de afvigelser, der opstår i pilotfasen, for at finjustere robottens egenskaber. Når fejlmargenen er på et tilfredsstillende niveau, kan automatisering indføres i fuld skala.

Trin 5: Automatiser afvigelsesstyring

Uanset hvor meget du planlægger, kan virksomheden og systemmiljøet før eller siden ændre sig på en uforudsigelig måde. Der kan være tale om nye systemintegrationer, eller små ændringer af et system, som leverandøren ikke har informeret om.

Derfor skal fejlhåndterings- og testsystemerne selv i administrationsfasen være i kontinuerlig drift og overvågning, for at holde robottens ydeevne på sit højeste.

Vil du vide mere RPA?

Se vores webcast: Strømlin og automatiser din virksomhed med RPA eller læs vores whitepaper: Med Robotic Process Automation, kan du gøre arbejdsdagen lettere for dine medarbejdere.

Du kan også læse vores blogpost: På kort tid skaber RPA fleksibilitet og forretningsmæssige fordele.

Vil du høre om, hvordan vores kunder har forbedret deres forretning med RPA? Kan du læse denne kundecase: Med E-Bot får Ekman korrekte fragtpriser og overskud til andre ting.