WWF tager springet fra Google til Omnia intranet

WWF (World Wide Fund for Nature) er gået fra et Google-baseret og selvudviklet intranet til en Omnia- og Microsoft 365-baseret platform. Opgraderingen giver mere effektiv og gennemsigtig intern kommunikation og bedre adgang til og kontrol over alle interne oplysninger, processer og værktøjer.

"Med vores nye intranet er det lykkedes os at reducere antallet af interne mails og i det hele taget fået bedre styring og kontrol over  kommunikationsstrømmene. Den digitale støj er faldet betydeligt og har gjort det lettere for os at komme igennem med vigtige budskaber og for medarbejderne at komme i kontakt med hinanden," siger Troy Enekvist, pressesekretær og redaktør i WWF.

God planlægning gør intranettet mere attraktivt og robust

WWF er en af verdens førende non-profit naturbeskyttelsesorganisationer og arbejder for at stoppe ødelæggelsen af jordens naturlige levesteder. Organisationen arbejder aktivt med forskellige tiltag for at bremse klimaforandringerne og bevare truede plante- og dyrearter. WWF's aktiviteter består af lokale organisationer i over 100 lande rundt om i verden.

Den svenske afdeling har ca. 150 ansatte og ledes af en bestyrelse og en bestyrelse med repræsentanter fra den svenske miljøbevægelse, myndigheder, institutioner og andre organisationer.

WWF's tidligere intranet- og skrivebordsmiljø blev stort set bygget med Googles værktøjer og løsninger. Det selvudviklede Google Sites-baserede intranet var også relativt grundlæggende.

Da WWF introducerede Microsoft 365 i 2019, blev det besluttet, at intranettet også trængte til en opgradering. WWF inkluderede Omnia i indkøbsprocessen, da de i mange år havde brugt Precio Fishbones projekt- og tilskudsstyringssystem NGO Online og derfor var godt bekendt med Omnia og Precio Fishbone. Yderligere tre konkurrerende intranetløsninger blev også evalueret.

"Vi valgte Omnia primært på grund af løsningens problemfri integration med Microsoft 365 og Teams, som er vores vigtigste desktop- og samarbejdsværktøjer", forklarer WWF's it-chef Stefan Andersson.

Implementeringen af et nyt Omnia-baseret intranet begyndte i foråret 2020. Det nye intranet blev lanceret et år senere, den 24. marts. En stor del af projektets tid blev brugt på oprydning, omstrukturering og skabelse af nyt indhold. WWF's dokument- og kvalitetsstyringssystem er også blevet integreret med Omnia.

"Vi er meget tilfredse med implementeringsprocessen og den støtte, vi modtog fra Precio Fishbone under projektet. For eksempel havde vi stor glæde af Precio Fishbones workshops, hvor vi lagde grunden til intranettets informations- og navigationsstruktur. Og den indsigt, vi fik gennem andre Omnia-kunders erfaringer og løsninger, gjorde en stor forskel", siger Stefan og tilføjer:

"Grunden til, at det tog næsten et år at implementere det nye intranet, er, at vi var omhyggelige med at planlægge og skabe det rigtige indhold og struktur samt rense alt gammelt materiale ud. Man skal tage højde for, at disse ting tager mange timer. Men intranettet bliver mere attraktivt, robust og brugerorienteret, hvis du lader planlægnings- og struktureringsprocessen tage noget tid. Implementeringen af løsningen bliver også lettere."

Stefan råder andre til at have en gennemtænkt og klar intern kommunikationspolitik på plads, inden intranettet implementeres. Dette er vigtigt ift., hvordan intranettet skal understøtte de forskellige kommunikations- og informationsstrømme, og hvordan adgangsrettighederne skal konfigureres, dvs. hvem der kan gøre hvad.

Alle er redaktører på WWF

WWF's tidligere intranet havde kun få redaktører, hvilket resulterede i relativt sparsomt og dårligt opdateret indhold. Visionen med det nye intranet er, at alle medarbejdere i princippet skal kunne skabe og publicere indhold for at få et mere levende, relevant og inkluderende intranet.

"Omnias stærke Governancefunktionalitet hjælper os med at holde indholdet velstruktureret, pænt og opdateret. Siden lanceringen har et særligt team lavet månedlige opfølgninger af brugerstatistikken og en udviklergruppe mødes hver anden måned for at diskutere intranettets forbedringspotentiale. Samlet set giver det os bedre styring og kontrol", understreger Stefan.