Det svenske sportsforbund strømliner den intern kommunikation

Det nemmeste implementeringsprojekt nogensinde gav det svenske sportsforbund et nyt levende intranet, fuld af aktivitet og interaktion mellem slutbrugere.

Sveriges største borgerforening med mere end 3,1 millioner medlemmer ledes af Det svenske sportsforbund. Konføderationens sekretariat implementerer et nyt Omnia-baseret intranet og har nu konsolideret og strømlinet intern kommunikation og dermed forbedret sin evne til at støtte og udvikle den svenske sportsbevægelse markant.

- Vores interne kommunikation er forbedret enormt med åben, gennemsigtig, klar og engagerende kommunikation i hele organisationen. Alle har nu meget bedre indsigt i vores aktiviteter såvel som en større grad af kontrol og et meget forbedret overblik over, hvad der foregår, siger Åsa Bergström, leder af intern kommunikation i Det svenske sportsforbund.

Med vores nye Omnia-baserede intranet har vi med succes skabt en konsolideret og mere effektiv kommunikationsstruktur, der tillader vores medarbejdere konstant at have fingerspidsadgang til uanset information, de måtte have brug for.

Fra digitalt billboard til fuldgyldig digital arbejdsplads

Med sin brede vifte af sportsinitiativer og medlemsforeninger organiserer og understøtter det svenske sportsforbund hele den svenske sportsbevægelse, der dækker alle sportsgrene fra juniorfodbold og orientering til atletik. Forbundets sekretariat er ansvarlig for planlægning, organisering og udførelse af hele spektret af aktiviteter, der udføres under konføderationens paraply.

Indtil maj 2019 blev intern kommunikation håndteret via en lang række kommunikationskanaler, såsom e-mail, SMS og et Episerver-baseret intranet. Men intranettet var forældet og vanskeligt at administrere, og sekretariatet havde klart behov for radikalt at modernisere og skærpe dens kommunikationseffektivitet. Som en del af en ny kommunikationsstrategi, der blev vedtaget i 2018, blev et Omnia- og Office 365-baseret intranet derfor implementeret i foråret 2019.

Lanceret i maj 2019, og denne nye løsning transformerede grundlæggende sekretariatets interne kommunikationsstruktur og virkning. I Åsa's egne ord:

Vi gik fra bare at have et digitalt billboard, som kun et par mennesker brugte til en moderne fremtidsorienteret intranet-løsning, som er sjov og nem at bruge og forbedrer kommunikationen og samarbejdet kraftigt. Efter lanceringen er intranettet livligt, fuld af aktivitet og interaktion. Forskellen er som nat og dag.

I dag læser alle i sekretariatet nyheder og andre relevante informationer på intranettet. De ansatte motiveres nu til at involvere og diskutere, eller dele og kommenterer på de forskellige opslag og nyhedsartikler. Førhen var det anderledes. Det gamle intranet var kedeligt og kompliceret, især fordi man skulle logge ind også når man kun skulle læse en nyhedsartikel.

Det nye intranet er dog uhæmmet af en loginproces. Tværtimod faktisk, idet den digitale arbejdsplads nu er den første ting, der hilser medarbejdere, når de starter deres computere hver morgen. Det er altid tændt.

Mobiladgang er blevet forbedret, og har videre gjort det meget mere fleksibelt og nemt for organisationen at blive opdateret på nyheder.

- Selvom mobilitet ikke var et af vores mest krævende krav, værdsætter vi virkelig den forbedrede tilgængelighed, som Omnias mobile kapacitet og lydhørhed tilbyder. Omnia-appens notifikations funktionalitet har også gjort det så meget lettere at følge med i nyheder og opdaterede oplysninger på intranettet, afslutter Åsa.
 

Det nemmeste projekt nogensinde 

Da sekretariatet igangsatte implementeringsprojektet i februar 2019, besluttede de at det skulle op og kører indenfor tre måneder. Lanceringsdatoen blev d. 13 maj og alle bekymringer om at tidsplanen var for optimistisk, blev hurtigt sat i ro.

- Alle som var en del af projektet, synes at det var et projekt kørte som det skulle. Det har været lige på, fra dag et. Med et krystalklart projektplan kombineret med høje professionelle kvalifikationer, ekspert konsulenter fra Precio Fishbone, som har guidet os gennem alle de forskellige faser gennem projektet.

-Hele projektteamet var motiveret og engageret i hvert stop på vejen, pointere Åsa. Og det faktum, at jeg ikke har været nødt til at konsultere produktsupport mere end en gang på seks måneder, er et bevis på kvaliteten af ​​løsningens omhyggeligt udviklede struktur, brugervenlighed og ydelse.

Lokale distrikter står som næste i rækken til at opgradere  

Forbundets 19 lokale distrikter, spredt over hele Sverige, vil i den nærmeste fremtid blive tilbudt den samme intranetløsning.

-Vores plan er at tilbyde vores distrikter en pakket intranetløsning baseret på vores fælles skabeloner og grafikdesign. Deres intranet vil blive høre under under vores cloud- baseret virksomhedsparaply, men vil kuuen skabe og administrere deres eget unikke indhold, forklarer Åsa.

Selvom det er lidt tidligt i planlægningsprocessen, mener Åsa, at længere fremme en sammenkoblet intranetløsning, der giver sekretariatet mulighed for at kommunikere effektivt med hvert distrikt, ville være af enorm værdi for alle berørte:

Det ville være fantastisk, hvis vi kunne nå hvert distrikt via en samlet digital kommunikationsplatform. Dette ville både lette og styrke vores kommunikation på en synkroniseret, ensartet og omkostningseffektiv måde.

- Derudover ville vores interne kommunikation kunne måles på måder, der ikke er mulige i dag, drømmer Åsa.