NCC Property Development laver driftsstyring via Omnia-visning

NCC Property Development har indført et integreret Omnia- og SharePoint baseret ledelses-, projekt- og dokumentstyringssystem. Løsningen betyder, at de funktioner, der kræves til driftsstyring, nu tilgås via en fælles visning på en kontrolleret og overskuelig måde.

"Med Omnia og SharePoint har vi formået at skabe et fuldt integreret ledelses-, projekt- odokumentstyringssystem. Løsningen, som er integreret med Microsoft 365, gør det meget lettere for brugerne at oprette og administrere projekter og dokumenter. Alle de værktøjer, instruktioner, skabeloner og andre ressourcer, der er nødvendige for projekter og kvalitetsstyring, er nu samlet på ét sted. Det giver betydelige effektivitetsgevinster og sikrer korrekt styring og opfølgning af processer og dokumenter", siger Martin Sandén, Head of Operational Development and Sustainability hos NCC Property Development Nordic.

Virksomhedsledelse for bæredygtig ejendomsudvikling

NCC Property Development er et forretningsområde inden for NCC Group, der udvikler og sælger erhvervsejendomme i Norden, med fokus på bæredygtige kontor-, erhvervs- og logistikejendomme. Divisionen havde en omsætning på 2,7 milliarder kroner i 2020 og har omkring 110 ansatte.

Indtil efteråret 2018 havde NCC Property Development et Qualiware-baseret kvalitetsstyringssystem. Løsningen var et rent ledelsessystem, der ikke viste det fulde billede af proces- og projektstyringen, og det gav heller ikke adgang til alle de nødvendige procesværktøjer. Desuden var systemet forældet, og skulle opdateres. NCC havde også brug for at modernisere sin projekt- og dokumenthåndtering og ønskede derfor at skabe en fuldt integreret løsning til virksomhedsledelse, projekt- og dokumentstyring.

Valget faldt på Omnia for virksomhedsledelsesdelen, med integration af en løsning til dokumenthåndtering, udviklet i Omnia. Platformen omfatter også et SharePoint-baseret projektstyringssystem.

"Vi ønskede at skabe en løsning, hvor vi kan styre alle processer med de samme værktøjer i et fælles perspektiv. Dvs. alt fra kvalitetssikring af processer til dokument- og projektledelse. Vi kiggede på flere produkter og overvejede også selv at udvikle løsningen, fordi vi ønsker at være i stand til at forme løsningen efter vores unikke behov. Med Omnia så vi, at vi kunne få en fremtidsorienteret og fleksibel standardplatform, som vi nemt kan tilpasse. En anden fordel ved Omnia var platformens problemfrie integration med Microsoft 365, forklarer Martin og tilføjer:
– Løsningen giver brugerne hurtig og nem adgang til processer, dokumenter, skabeloner og projekter samt Microsoft 365-værktøjskassen i ét system. Det letter og strømliner brugernes arbejde og præciserer vores proceskrav og arbejds- og informationsstrukturer.

Bedre orden med Omnia og SharePoint

Omnia indeholder en grafisk processtruktur, der kan klikkes på, og som giver brugerne mulighed for at klikke gennem forskellige processer. Hvert procestrin knyttes derefter til dokumenter, skabeloner, procesregler, et SharePoint projektsite og meget mere.

"På den måde gør vi det ikke bare nemmere for brugerne. Vi sikrer også, at alle processer udføres korrekt, og at de rigtige skabeloner og dokumenter bruges og gemmes på det rigtige sted. Det betyder, at vi får øget sporbarhed og bedre orden mellem processer og dokumenter og overholdelse af standarder og certificeringer bliver også bedre. Derudover øges pålideligheden og troværdigheden af oplysningerne, fordi brugerne altid kan forvente, at et dokument er skabt af den rigtige person med den rigtige skabelon, og at det er den nyeste og eneste version, understreger Martin.

Forretnings- og ledelsessystemet giver brugerne mulighed for hurtigt at klikke sig gennem en proces og finde ud af, hvordan man løser en bestemt opgave og med hvilke værktøjer og ressourcer. Nye projekter oprettes ved hjælp af projektskabeloner, hvilket betyder, at de korrekte dokumentskabeloner, instruktioner, værktøjer og fillagring automatisk angiver projektsitet.

"Generelt er det blevet meget nemmere for vores medarbejdere at forstå, administrere, udføre og opdatere forskellige processer og finde information. For eksempel betyder det ikke længere noget, om du er ny, eller har arbejdet her i lang tid. Vores fuldt integrerede løsning er så komplet, stringent og klar, at det er svært at lave fejl," siger Martin.

Løbende uddannelse og opfølgning er en succesfaktor

Selvom løsningen ifølge Martin stort set er walk-up-and-use, er der brug for regelmæssig brugertræning for at opnå de bedste resultater. Hvert halve år gennemgås funktionerne, nyheder og forbedringer af løsningen med brugerne, og én gang om året gennemføres en dybdegående brugerundersøgelse.

"Selvom grænsefladen er enkel, og it-modenheden er høj hos os, er der behov for en regelmæssig træningsindsats, når vi skal drage fordel af løsningens fulde potentiale," påpeger Martin.