Koenigsegg opgraderer deres digitale arbejdsplads med Omnia

Superbilproducenten Koenigsegg har bygget et nyt intranet på Omnia-platformen med et integreret dokument- og styringssystem. Den nye løsning øger den interne kommunikation, reducerer leveringstider og skærper de kvalitative processer.

- Vi har helt sikkert forbedret vores digitale arbejdsplads med Omnia-platformen. Den nye løsning strømliner vores interne kommunikation, arbejdsprocesser og samarbejdsmiljø på en let tilgængelig og effektiv måde. Løsningen integrerer problemfrit Office 365 med vores Omnia-baserede dokument- og ledelsessystem og giver brugerne adgang til nyheder, HR-information, administrative værktøjer og arbejdsprocesser. Alt dette fører til forbedret effektivitet, kortere informations- og beslutningsveje og bedre proceskvalitet, siger IT -direktør Gert Mårs hos Koenigsegg Automotive.

GhostNet løfter intern kommunikation

Koenigsegg Automotive begyndte sin rejse i 1994 med grundlægger Christian von Koenigsegg i førersædet. Fra begyndelsen har det været virksomhedens mission altid at udvikle højteknologiske, superhurtige og bæredygtige premium-sportsvogne. Christian von Koenigsegg´s biler har gang på gang forundret verden. Firmaets konstante udvikling af bilerne viser at nye teknologiske og aerodynamiske grænser også sætter nye verdensrekorder for, hvad der er fysisk muligt. Den seneste rekord blev sat i 2019, da en Koenigsegg Regera kørte 0-400-0 km/time på kun 31,49 sekunder.

Koenigsegg, med hovedsæde i den svenske by Ängelholm, har 400 ansatte, og deres biler bliver bygget i en tidligere flyhangar, der blev brugt til at huse en af Sveriges ældste flyeskadroner og JAS 39 Gripen jagerfly. Piloterne startede og landede ofte i mørket og det gav dem tilnavnet ”flyvende spøgelser”. Eskadronen markerede følgelig deres fly med et spøgelsessymbol. For at ære dem og deres tapperhed sætter Koenigsegg det flyvende spøgelsessymbol på hver eneste bil. Det nye intranet, som Koenigsegg begyndte at bygge i foråret 2020, fik meget sigende også navnet GhostNet.

Oprindeligt kontaktede vi Precio Fishbone for at se, om de kunne hjælpe os med at forbedre vores dokument- og ledelsessystem, især styringen af kontrollerede dokumenter. Vi indså hurtigt, at vi faktisk kunne opnå meget mere og radikalt opgradere hele vores digitale arbejdsplads ved at bygge et integreret internt kommunikations- og ledelsessystem på Omnia-platformen, forklarer Gerts.

Før introduktionen af Omnia manglede Koenigsegg både et traditionelt intranet og et dokument- og ledelsessystem. De havde desuden heller ikke et struktureret system til informationsdeling. Informationen var fragmenteret, vanskelig at navigere i og det var en udfordring at holde sig opdateret. Intern kommunikation og distribution af nyheder foregik hovedsageligt via e-mail.

- Jeg begyndte at arbejde på Koenigsegg i begyndelsen af 2020 med det formål at skabe en ny infrastruktur for IT, kommunikation og processtyring. Med Office 365 og Teams allerede etableret som organisationens primære arbejds- og mødeapplikationer, ønskede vi at fortsætte med at udvikle den digitale arbejdsplads med udgangspunkt i Microsoft-platformen. Omnia tilbyder problemfri integration med Microsofts løsninger. Det vægtede højt i vores vurdering, og er en væsentlig grund til at Omnia var vores førstevalg. En anden grund var vores krav om en standardiseret løsning med høj fleksibilitet og tilpasningskapacitet; som også er en af Omnia´s styrker, påpeger Gert.

Det nye intranet GhostNet med et integreret dokument- og ledelsessystem blev lanceret i august 2020, kun seks måneder efter starten på udviklings- og implementeringsprojektet. Intranettet blev stille og roligt rullet ud i organisationen uden forberedende uddannelse eller brusende fanfarer, og det blev hurtigt omfavnet af superbrugerne. For også at få alle andre ombord og over på den nye platform, blev al e-mail kommunikation om virksomheds- og produktnyheder stoppet, hvilket viste sig at være en yderst effektiv metode, da den enkelte medarbejder naturligvis ønsker at holde sig opdateret om, hvad der foregår i virksomheden.

- Vi har virkelig løftet intern kommunikation til et nyt niveau. Udover at det nu er så meget lettere at finde oplysninger om ens beskæftigelse, vores arbejdsprocesser og biler, kan vi også nu sikre, at alle medarbejdere nås med de samme oplysninger, samtidigt. For at den nye løsning kan nå sit fulde potentiale, har vi imidlertid set, at vi bliver nødt til at fokusere lidt mere på at uddanne vores arbejdsstyrke, slutter Gert.

Mange af Koenigseggs medarbejdere er konstant på farten uden adgang til en computer. Omnias responsive design giver dem imidlertid mulighed for at få adgang til GhostNet via deres mobiltelefon. Virksomheden har også installeret en stor skærm i fabrikkens kantine, kaldet GhostNet-TV, hvor fabriksarbejdere kan følge med i nyhederne og surfe på intranettet.

Integreret ledelsessystem forbedrer kvalitet og sikkerhed

Et af hovedmålene med den nye løsning var at skabe bedre struktureret og organiseret information, processer og internt samarbejde. Det endelige mål er at lette procedurer for medarbejderne, forbedre gennemsigtigheden og muligheden for at finde information samt kvaliteten af ​​oplysninger, certificeringer og processer.

- I dag er det meget let at finde, forstå, samarbejde om og opdatere processer og dokumenter. Under fanen: Hvordan vi arbejder, er alle vores arbejdsprocesser nu tilgængelige via klikbare proceskort på GhostNet. Brugere kan klikke sig ned til udvalgte processer og kontrollerede dokumenter. En anden fordel ved at bruge et integreret dokument- og ledelsessystem er, at vi nu kan sikre, at der kun er én version af hvert dokument. I et ustruktureret system hvor samme information ligger flere steder, kan du komme i en ganske farlig situation, når alle brugere mener, at de redigerer den seneste version af et dokument, advarer Gert.