Haldex forener organisationens viden og styrker kommunikationen

Haldex er en organisation som leverer innovative bremseløsninger til den globale erhvervskøretøjsindustri med fokus på øget sikkerhed, miljø og køretøjsdynamik. Med hjælp fra Omnia og Microsoft Office 365 værktøjer, har Haldex forenet organisationens viden og styrket deres kommunikation.

I 1916 blev det første patent på en automatisk bremsejustering til tog indviet. I dag er Haldex førende inden for flere produktkategorier, på det globale marked, herunder bremsejusteringer til tromlebremser. Haldex bedriver salg, R&D og produktion over hele verden.

For en stor organisation som Haldex, med medarbejdere i alt fra designere og produktudviklere til marketing- og salgsrepræsentanter, er tæt kommunikation og håndtering af viden på tværs af afdelinger meget vigtigt.

- Vi stræber efter at opbygge en organisation fyldt med læring, fortæller Patrik Bergman, som er samarbejds- og læringschef i Haldex.

I dag er samarbejdet i Haldex forbedret og de kan arbejde effektivt alle steder. Alle medarbejder benytter Omnia til at samarbejde og kan involvere hinanden globalt på tværs af tidszoner og forskellige afdelinger, lige fra forskning og udvikling til salg og IT. Ved hjælp af Omnia kan afdelingerne i Sverige samarbejde, drive produktudviklingen og tilpasse forretningsstrategier, sammen med deres kolleger i Asien og resten af Europa.

- Diskussionen om et nyt intranet opstod bl.a. fordi det gamle intranet ikke levede op til kvalitetsafdelingens krav om, hvordan dokumenter skulle håndteres. Dertil manglede vi også et kvalitetsstyringssystem som kunne benyttes globalt i alle vores afdelinger og kunne effektivisere medarbejdernes arbejde. For et sikkerhedsfirma som os, er det afgørende for interne og eksterne revisioner, at vores medarbejder kan finde de dokumenter de søger og har dem til tiden”, fortæller Patrik Bergman. Det gamle intranet, var simpelthen grunden til, at medarbejderne ikke havde mulighed for at arbejde effektivt.

Haldex satte sig ned og forsøgte at gøre deres hjemmearbejde. De startede med at udpege, hvilke værktøjer de havde brug for, og hvad der skulle til for at medarbejderne kunne samarbejde mere effektivt

Efter Haldex havde lavet deres hjemmearbejde, kunne de undersøge markedet.

- Det viste sig hurtigt, at der kun er få produkter, der har lige så stort fokus som Omnia, på at arbejde med dokumenthåndtering og har et system til dokumenter, som er tilknyttet et kvalitetsstyringssystem, fortæller Patrik Bergman. - Det lader til, at flere leverandører er tilfredse med SharePoints ”lige ud af boksen” pakke, hvor den kun kan tilpasses en smule, eller et kvalitetsstyringssystem, som ikke er integreret nok med forskellige processer. Det er ikke tilfældet med Omnia.

I midten af 2019, skiftede Haldex fra deres daværende løsning til den nye løsning med Omnia. Efter den nye løsning med Omnia, mærkede Haldex hurtigt effekten af at have fået et struktureret dokumenthåndteringssystem. Nu kan medarbejderne arbejde effektivt, hurtigt, nemt finde det de søger og samarbejde effektivt på tværs af organisationen.

- Vi besluttede hurtigt at prioritere det nye intranet selvstændigt som et kvalitetsprojekt, så intet kunne komme i vejen. Ved hjælp af den specialbygget platform kan vi nu nemt hente dokumenter og anvende de rigtige metadata eller fjerne de forældede dokumenter.

Siden implementeringen af Office 365, har Haldex haft stor gavn af de forskellige funktioner. Især dokumenthåndteringen er blevet taget godt imod pga. deres R&D-projekter, fordi at man tidligere skulle forbinde forskellige typer af dokumenter fra forskellige biblioteker til forskellige arbejdsområder. Nu har Haldex udnyttet Omnias muligheder for at skabe en ensartet måde at dele og gemme oplysninger på. Internt er Omnia blevet centrum for virksomhedens viden, patenter, dokumentation og essentielle certificeringer.

”I dag kan vi integrere alle de nødvendige dokumenter direkte i samarbejdssiderne, siger Patrik Bergman. – Vi har bygget siderne på en måde så alle, der arbejder i et R&D-projekt ved, hvordan man arbejder, eller hvilke tollgates, som gælder. Det har åbnet folks øjne og har været meget positivt på flere måder, som vi nok ikke havde forudset.

En let overgang 

"Overgangen i månederne efter implementering og onboardingen af medarbejderne har været nem. Medarbejderne har fundet onboarding processen kort og intuitiv og har taget hele processen som en fordel, mere end de havde forventet."

"Det har f.eks. været en wow-faktor for de fleste, at opleve den nye side, som også havde Teams inkluderet. Flere har udtrykt sig med: "Kan du få dine dokumenter her også?! Fantastisk!"

"Hjælpen fra Precio Fishbone, har været perfekt. Precio Fishbone lovede os aldrig guld og grønne skove. Vores oplevelse med Precio Fishbone er, at de er nogle meget kyndige mennesker, og at de tør sige nej, når vi kommer med dumme forslag. Det er virkelig vigtigt."

"Takket være den stærke opbakning blev projektet hurtigt gennemført."

I takt med at Haldex som organisation vokser, vil salgs- og marketingmedarbejdere arbejde fra et voksende antal destinationer og på forskellige sprog. Med Omnias flersprogs-support har medarbejderne i Haldex nye åbne kommunikationslinjer, og en ny lys horisont for fremtidens samarbejde.