Omnia-baseret intranet "The Hive" forener Catalyst Housing

Boligselskabet Catalyst har forbedret den interne kommunikation og forenet sin organisation med et nyt Omnia-baseret intranet. Løsningen muliggør en smidig organisatorisk fusion og forbedret tilgængelighed til Catalysts digitale arbejdsplads med forbedret findbarhed, produktivitet og mobilitet.

"Vores Omnia-baserede intranet har forbedret vores produktivitet radikalt, da det nu er meget lettere at finde relevante og præcise oplysninger. I modsætning til tidligere er alle vores arbejdsredskaber, delte dokumenter og andre fælles oplysninger nu tilgængelige via et enkelt adgangspunkt. Dette omfatter forretningskritiske oplysninger og andre ressourcer, som vores medarbejdere konstant har brug for, f.eks. procedurer, politikker og formularer. Ved at have det hele samlet ét sted elimineres risikoen for dubleringer og upålidelige forældede oplysninger. Den nye konsoliderede intranetplatform har også spillet en vigtig rolle i forbindelse med at bygge bro mellem Catalysts tidligere organisation sammen med Aldwyck Housing Group, da Aldwyck fusionerede med Catalyst i 2019", siger Parveen Agnihotri, Internal Communications Manager hos Catalyst Housing.

Fusionen gav anledning til opgradering af platformen

Catalyst er en nonprofitvirksomhed og en af Storbritanniens førende boligforeninger med over 37.000 boliger i London og Home Counties. Virksomheden bygger, renoverer og tilbyder en bred vifte af sociale boliger og boliger til overkommelige priser, herunder boliger til salg, fælles ejerskab og leje. Med mere end 1200 medarbejdere, der alle er drevet af et stærkt socialt formål, skaber Catalyst sikre, bæredygtige og miljøvenlige samfund og kvarterer.

Catalysts tidligere intranetplatform var en SharePoint-baseret selvudviklet løsning. Den var forældet, manglede mange funktioner og krævede intern it-ekspertise for at løse simple publicerings- eller layoutbehov. I 2019 fusionerede Catalyst og Aldwyck Housing Group, hvilket aktualiserede behovet for en ændring af intranetplatformen. Den nye gruppe havde brug for en konsolideret platform for at forene de to organisationer til én.

"Da vi fusionerede, blev behovet for et nyt fælles cloud-baseret intranet, hvor alle fælles dokumenter, intern information og andre ressourcer er let tilgængelige for alle, helt klart. Vi ønskede en standard intranetplatform, som er let at tilpasse og offentliggøre oplysninger på, og som ikke kræver hjælp fra it-eksperter for at udføre grundlæggende publicerings- og layoutoperationer. Det var også vigtigt, at platformen kunne integreres problemfrit med Microsoft 365. Under vores udbudsproces skilte Omnia sig virkelig ud fra konkurrenterne som den platform, der kunne opfylde vores behov bedst", siger Janice Swart, SharePoint-udvikler og -administrator hos Catalyst Housing

Lancering af The Hive kom lige i tide til langvarig isolation

Implementeringen, der blev udført af Omnias UK-baserede implementeringspartner CPS, startede i slutningen af august 2019. Det nye intranet blev lanceret i begyndelsen af december, kun tre måneder før COVID-19 tvang briterne ud i isolation og fjernarbejde.

"Vi var heldige at få intranettet op at køre i god tid, før vi alle skulle skifte til fjernarbejde. Platformens betydning og forretningskritiske værdi blev understreget af pandemien. Den har virkelig hjulpet os med at fusionere de to organisationer effektivt, da den muliggør en smidig og organisationsdækkende kommunikation og samarbejde. Intranettet, der er omdrejningspunktet for alle interne oplysninger, nyheder, værktøjer og processer, har også været medvirkende til at holde organisationens produktivitet oppe under pandemien. At have det hele samlet på ét sted har gjort det meget lettere for vores medarbejdere at få adgang til og finde relevante oplysninger og andre ressourcer og dermed øge deres effektivitet", påpeger Parveen.

Parveen forklarer, at den samme information, f.eks. en politikerklæring eller en procedure, tidligere kunne findes mange forskellige steder og i forskellige versioner. Det gjorde det svært for brugerne at finde oplysningerne og kontrollere deres nøjagtighed. Nu hvor alt er konsolideret og tilgængeligt via en enkelt grænseflade, er der kun én version af sandheden og én måde at finde den på.

Forbedret findbarhed, tilgængelighed og mobilitet

Catalysts dokumenthåndteringssystem er bygget på SharePoint Online og er integreret med Omnia, hvilket gør alle dokumenter tilgængelige og delbare via intranettet. Som en del af implementeringsprojektet har Catalyst investeret en masse tid i at skabe nyt indhold og fjerne gamle, duplikerede og overflødige oplysninger og dokumenter. Implementeringsteamet har også opbygget en ny informations- og navigationsstruktur for at forbedre findbarheden og gøre den digitale arbejdsplads lettere at navigere i.

"Fusionen skabte en ny og større organisation, der krævede en helt ny informationsstruktur. Det meste af intranettets indhold er også blevet genskabt eller bygget op fra bunden. Vi besluttede først, hvilket indhold intranettet skulle fyldes med, og derefter designede vi navigationsstrukturen for at sikre den bedste brugeroplevelse. Det viste sig at være en god strategi. Brugerne er meget tilfredse med det nye intranet og sætter pris på den enkle navigation, brugervenligheden, det attraktive, moderne layout og ikke mindst den forbedrede tilgængelighed. Vores tidligere intranet gav ikke mulighed for mobiladgang, mens den nye platform fungerer fint på alle enheder", slutter Janice.