Den svenske fagforening Vårdförbundet effektiviserer deres digitale arbejdsplads med Omnia

I begyndelsen af 2020 lancerede den svenske fagforening Vårdförbundet, en ny digital arbejdsplads baseret på Omnia. Med nye samarbejdsværktøjer i Teams og Microsoft 365 styrker Vårdförbundet sin interne kommunikation og får større kontrol over deres dokumenthåndtering med Omnia kontrollerede dokumenter.

- Den nye platform giver os mulighed for at effektivisere vores kommunikation og samle vores interne samarbejdsprojekter på en nem, fælles cloud platform. Med Microsoft 365 og Teams har vi fået samlet vores arbejdsprocesser og med Omnia er vores kommunikation, processer, værktøjer og dokumenter effektiviseret på en problemfri og let tilgængelig måde, fortæller Karolina Collins, digital forretningsudvikler hos Vårdförbundet.

Stort behov for en effektiv og sikker digital arbejdsplads

 

Vårdförbundet er en fagforening med over 114.000 medlemmer for autoriserede jordemødre, biomedicinske analytikere, røntgensygeplejersker, sygeplejersker samt studerende i de respektive uddannelser. Fagforeningen beskytter medlemmernes interesser såvel som udviklingen af ​​medlemmernes erhverv inden for fagkategorierne.

I 2018 startede Vårdförbundet processen med at styrke deres digitale arbejdsplads. På daværende tidspunkt var platformens systemer udviklet internt og var ikke længere i stand til at støtte organisationen effektivt. Fagforeningen havde brug for et system, som kunne effektivisere organisationens arbejdsværktøjer og systemadministration og forbedre organisationens interne kommunikation og dokumentstyring. Den første fase i projektet gik ud på at udfase de forskellige arbejdsværktøjer, flytte til Microsoft 365 og standardisere og forfine systemmiljøet.

I december 2018, begyndte overflytningen til Microsoft 365. Den svenske fagforening var samtidigt i gang med at lede efter deres nye intranet- og dokumenthåndteringsplatform. Ønsket var en standardiseret platform, som skulle kunne integreres problemfrit med Microsoft 365, garantere høj informationssikkerhed og have lette tilpasnings- og udviklingsmuligheder i fremtiden.

Vi valgte Omnia at flere grunde. I vores perspektiv var Omnia den mest sikre, stabile og fleksible løsning, i sammenligning med de konkurrerende platforme. Precio Fishbone har også en stærk ambition om løbende at udvikle funktionaliteten i Omnia, som også var en vigtig og væsentlig faktor i vores valg. Derudover lyttede vi også til vores branchekolleger, som kun kunne fortælle deres positive oplevelser af både Omnia-platformen og Precio Fishbone, siger Karolina Collins.

En digital platform til effektiv kommunikation og samarbejde

 

I februar 2020 blev Vårdförbundets nye Omnia-baserede intranet introduceret for medarbejderne. Kort efter blev Teams lanceret, som i dag er organisationens nye samarbejde, chat og mødeapplikation. Lanceringen af ​​den nye digitale kommunikationsplatform kunne ikke være kommet på et mere passende tidspunkt.

- Vores nye digitale platform hjalp os virkelig igennem Corona-epidemien og gjorde det meget lettere for os at arbejde hjemmefra, væk fra kollegaer og skifte fra arbejdsplads til hjemmekontoret, fortæller Karolina.

Den største forbedring på den digitale arbejdsplads er, at alt samarbejde nu finder sted i Teams, som er integreret i Omnia, i stedet for i de samarbejdsrum, der eksisterede i det forrige intranet. Vårdförbundet benytter Omnia's Team Templates, når de skal starte og arbejder med projekter, møder og andre samarbejdsfora. En anden væsentlig forbedring er, at alle arbejds- og samarbejdsværktøjer, projekter og al intern information og kommunikation er integreret i platformen.

- Med Omnia effektiviserer vi kommunikationen, og alle værktøjer og dokumenter er samlet på en fælles platform. Det er blevet meget lettere for brugerne at samarbejde og få adgang til de værktøjer og informationer de har brug for, samt at dele vigtig information med hele organisationen på samme tid. Tidligere var der maks. 10 personer som delte information på intranettet. Antallet er kun vokset og i dag er der mere end 50 personer, der deler information på vores nye digitale arbejdsplads, påpeger Karolina.

Følsomme oplysninger i sikre hænder

 

Vårdförbundet har ca. 180 ansatte og 5.000 tillidsrepræsentanter. Projektets største udfordring har været at få tilpasset brugernes forskellige rettigheder og, hvordan det skulle kontrolleres.

- Løsningen til medarbejdernes login har været relativt let at konfigurere, da alle medarbejdere skal have adgang til stort set alle systemer og tjenester. Dog har det været mere vanskeligt for vores tillidsrepræsentanter, på grund af Microsofts licensregler. Vi undersøger derfor forskellige licensmodeller for, at omkostningerne forbliver på et håndterbart niveau, fortæller Karolina og tilføjer:

- Det er dog lettere at beskytte følsomme oplysninger og konfigurere rettigheder ud fra forskellige roller med Omnia. Derudover overvejer vi også at oprette et brugerdefineret ekstranet til vores tillidsrepræsentanter, da det ikke vil koste os ekstra at udvide løsningen.

I næste step introducerer Vårdförbundets et nyt Omnia-baseret dokumenthåndteringssystem.

- Systemet vil hjælpe med styring og arkivering af sager, på en mere sikker og effektiv måde, understreger Karolina.