Tag det første skridt i retning af en mere engagerende (digital) arbejdsplads

En af arbejdsgivernes vigtigste opgaver er uden tvivl at maksimere motivationen og arbejdsglæden for deres medarbejdere og derved sikre, at produktiviteten optimeres, at kunderne bliver tilfredse, og at rentabiliteten er sund. Samtidig er det også en af de vanskeligste opgaver. Med et velstruktureret, moderne og dynamisk intranet, er denne opgave dog gjort meget lettere.

Medarbejderengagement kan boostes på flere måder. At skabe den rette fysiske infrastruktur, der gør det muligt for medarbejderne at få tingene gjort effektivt i et komfortabelt og stimulerende miljø, er tydeligvis en af de vigtigste forudsætninger. Men lige så vigtigt er det at arbejdspladsens politikker, sikrer at alle medarbejdere føler, at de har en reel indflydelse på den strategiske udvikling af virksomheden, og at være i stand til positivt at kunne påvirke deres nuværende og fremtidige arbejdssituation, og alle kan være medlemmer af et samlet team. For ellers er det svært at få alle til at bevæge sig i samme retning. I stedet for at fokusere på vækststrategier og forbedringer, vil ledelsen blive tvunget til at håndtere interne konflikter og en stigende medarbejder indsats for at få alle med. 

Intranettet er et af ledelsens centrale og mest effektive kommunikationsværktøjer til kommunikation af strategier, forretningsmæssige mål og kerneværdier i organisationen, samtidig med at der skabes processer, som styrker medarbejdernes engagement. Det er vigtigt at udvikle et intranet, der er specielt designet til at tage højde for den enkelte organisations unikke behov, adfærd og uformelle kultur. Der er dog nogle grundlæggende psykologiske principper, der er generelle for alle organisationer. I dette blogindlæg tager vi dig gennem nogle af dem og hjælper dig til vejen mod øget medarbejderengagement.

Mere fleksibilitet = øget produktivitet

Mange arbejdsgivere har svært ved at stole på, at deres medarbejdere opfylder deres pligter, hvis de får for meget uafhængighed, og ikke konstant arbejder under direkte opsyn af deres chefer i virksomhedens lokaler og under almindelige arbejdstider. De fleste ville dog uden tvivl blive overrasket, hvis de turde sætte deres fordomme på prøve. Arbejdspladser med en mere fleksibel arbejdssituation, hvor medarbejderne har frihed til at vælge, hvor og hvornår de arbejder, er ofte mere produktive sammenlignet med mindre fleksible arbejdspladser. Ud over øget produktivitet er medarbejdernes engagement også større i dette miljø. Flertallet af medarbejderne, som har evnen til at kontrollere, hvor og hvornår de arbejder, gør det daglige puslespil lettere at løse. Glade medarbejdere er også mere tilbøjelige til at være mere produktive og loyale over for deres arbejdsgivere.

Et moderne intranet indeholder et stort udvalg af smarte funktioner, som kan hjælpe dig med at skabe en mere fleksibel arbejdsplads. Du kan for eksempel eliminere behovet for fysisk at mødes, ved hjælp af værktøjer og løsninger til onlinemøder og samarbejde. Der er faktisk mange innovative og brugervenlige værktøjer indlejret i intranettet, der gør virtuelle møder meget mere effektive og produktive end IRL møder. Det er faktisk også meget lettere og mere resultatorienteret at arbejde sammen om dokumenter via fildeling løsninger.  

Dine medarbejderes tidsstyring vil også forbedres enormt, takket være online tidsregistrerings systemer og delte kalendere.

Transparens er alt 

Åben og ærlig kommunikation  skaber en højere grad af engagement i hele organisationen. Når medarbejderne ved, at der ikke er noget som bliver holdt hemmeligt for dem, med undtagelse af følsomme juridiske og finansielle spørgsmål, og at alle de oplysninger, der formidles, er sande og uforklædt, vil de lytte. De vil lytte opmærksomt og med oprigtig interesse. Fordi nu ser de sig selv som betroede medlemmer af teamet, der opbygger den fremtidige forretning. Og som vi ved, kører ærlighed begge veje. Hvis ledelsen er åben og gennemsigtig, vil deres medarbejdere handle tilsvarende.

Medarbejderengagement vil opstå, når alle ved, hvad der foregår. Da flere mennesker med varierende kompetencer er bevidste om ting, der skal forbedres, eller om spørgsmål, der kræver svar, vil dette føre til større synergi og innovation.

Dette er en af grundene til, at intranettet er det perfekte sted, hvor man kan kanalisere alle oplysninger hen. Ved hjælp af kategorier og tags kan medarbejderne nemt filtrere de mest relevante elementer i deres personlige feed og dermed fremskynde distributionen af kritiske oplysninger.

Fremme frivillig engagement 

At holde online diskussionsforummer så åbne, gennemsigtige og indbydende som muligt er en effektiv strategi til at øge antallet af engagerede. Den samme strategi gælder faktisk for forskellige former for forbedringer og frivillige projekter.

Investering af tid i formål og projekter, som ikke har en monetær belønning der venter for enden af vejen, har en positiv psykologisk effekt på de fleste mennesker. At dele din viden og tid til gavn for andre gør mirakler for dit mentale velbefindende. Den gode nyhed for arbejdsgiverne er, at det, at udføre frivilligt arbejde for virksomheden har en positiv indvirkning på medarbejdere svarende til dem, der opleves, når de gør gode gerninger i samfundet eller hjælper mennesker i nød.

Frivilligt arbejde har også en positiv spiral effekt, der udløser medarbejdernes interesse for nye og andre ubetalte projekter, når den nuværende udløber. En anden positiv bivirkning er, at når en medarbejder har deltaget i aktiviteter og projekter uden for sin jobbeskrivelse, bliver medarbejderen oftere end ikke mere interesseret i de strategiske udfordringer, som organisationen står overfor.

Så hvis du ønsker at høste denne rige frugt af sovende medarbejder engagement, er du nødt til at skabe et miljø, der tilskynder folk til at deltage i og indlede frivillige projekter. Smarte samarbejdsværktøjer på intranettet gør det nemmere at starte nye projekter, invitere og administrere medlemmer, centrere diskussioner og planlægge og følge op på andre aktiviteter.

De synlige mål er nemmere at nå 

Hvis medarbejderne ikke er klar over virksomhedens- og dens strategiske mål, er det svært at forene organisationen og sikre, at arbejdsstyrken prioriterer de rigtige tiltag på det rigtige tidspunkt. Møder, e-mails og stick-on noter i kaffe rummet er naturligvis alle accepterede midler til intern kommunikation. Men en konsekvent og krystalklar angivelse af dine forretningsmål, som gentages i alle mulige sammenhænge på intranettet, er langt bedre. På denne måde er informationen og dine mål garanteret at nå ud til alle, og bliver gradvist indgraveret i medarbejdernes sind i kraft af deres daglige brug af intranettet.

Når dine medarbejdere kender og fuldt ud forstår din overordnede forretningsstrategi, sammen med dine kort-og langsigtede mål, vil det være så meget nemmere at få dem engageret og involveret i beslutningsprocesser og forbedringsarbejde.

Et sundt og socialt liv = Sund organisation 

Arbejde er så meget mere end møder, deadlines, årlige ferier og en månedlig løn. Det er et sted, hvor de fleste mennesker tilbringer en enorm del af deres vågne timer. Forudsat at du ønsker at have glade, produktive og kreative medarbejdere, er det derfor afgørende vigtigt, at du gør arbejdspladsen så behageligt et sted som muligt.

En måde at gøre dette på er at anlægge en social aktivitetskalender med mad-og sundheds-orienterede, kulturelle og andre sociale aktiviteter og arrangementer. 

Det behøver ikke koste særlig meget at etablere en sund social struktur med regelmæssige aktiviteter. Simple ting som at tage lange gåture, svømme eller løbe sammen et par gange om ugen eller besøge kunstgallerier er alle aktiviteter, der koster meget lidt, men betyder så meget for trivsel og team spirit hos dine medarbejdere.

Der findes mange nyttige funktioner og formularer på intranettet, som du kan bruge til at oprette invitationer til arrangementer og aktiviteter, oprette konkurrencer, administrere deltagerlister, sende påmindelser osv. Invitationer kan også synkroniseres med medarbejdernes kalendere, så de ikke risikerer at gå glip af de aktiviteter, de er reserveret til at deltage i.

Til slut, og det er måske unødvendigt at pointere, men når medarbejderene er glade for deres arbejde og arbejdsplads, desto mere engageret og motiveret vil de være, og de vil oven i købet også have en sundere arbejdsplads. 

Vil du lære mere? Registrer dig til vores gratis webinar Den bedste vej til et succesfuldt intranet, eller download dokumentet 45 vigtige spørgsmål om den digitale arbejdsplads