Sådan lykkes du med dit forandringsprojekt - Syv punkter for at lykkes

Ændring af en teknisk platform eller introduktion af et nyt intranet kan være en udfordring, ikke kun for projektgruppen og teknologiledere, men for alle berørte medarbejdere i hele organisationen. Et nyt intranet er en stor forandring, og det er en udfordring for alle organisationer i dag at lykkes med forandring. Her viser vi en række ting, du skal overveje for at få succes med dit nye intranet.

At lykkes med forandring er en udfordring for alle organisationer i dag. Dels fordi ændringshastigheden generelt er høj i samfundet, hvilket betyder, at mange ændringer foregår på samme tid, men også fordi vi almindelige mennesker ikke altid er åben for forandringer. Sådan arbejder vi mennesker. Det er godt at have en sund skepsis til forandring, og vi er nødt til at stille spørgsmålstegn ved, hvorfor vi gør nye ting og vi skal altid stræbe efter at levere tjenester uden fejl, så vi har tilfredse kunder som et resultat. 

Der gennemføres regelmæssige undersøgelser, der viser, at mange organisationer ikke lykkes med deres forandringer og årsagerne til detteer mange, men nogle af de vigtigste er:

Mangel på kommunikation

At den øverste ledelse ikke kommunikerer nok om ændringen, men også at de ikke selv er forbilleder for forandringen. Et almindeligt talesprog er, at "børn ikke gør som forældrene siger, men som forældrene gør", og nøjagtigt det samme er tilfældet i erhvervslivet. Hvis lederne af en organisation ønsker, at alle medarbejdere i højere grad skal begynde at bruge digitale værktøjer i deres organisation, skal de selv være et godt eksempel og gøre det selv. Så enkelt er det.

Der investeres ikke nok ressourcer

De fleste organisationer er sandsynligvis godt klar over i dag, at ressourcer er nødvendige for at lykkes med forandring, men det er stadig lidt lettere at udskyde den type opgaver end andre projektopgaver.

Mellemleders modstand

Ofte er seniorledelsen involveret og træffer beslutninger om større ændringer. De er derfor normalt inkluderet i beslutningen, men en anden gruppe af ledere, mellemledere, er normalt grunden til, at en forandring ikke lykkes. Da ledere er forbilleder, er alle ledere nødt til at være involveret i ændringen på alle niveauer i organisationen. Mellemledere er en gruppe, der er vigtige kommunikatorer mellem den øverste ledelse og medarbejdere, og hvis du ikke har dem med, gøres forandringen vanskeligere. Den leder, der har medarbejderansvaret for en medarbejder, har også altid en meget vigtig rolle i implementeringen af forandringer, fordi det er dem, der direkte leder og distribuerer arbejdet.

Manglende indsigt i behovet for forandringsledelse

Mange projekter startes uden at tage højde for, at der faktisk er et behov for forandringsledelse. Imidlertid er opmærksomheden steget dramatisk i de senere år. Projektlederen får dog også ofte ansvaret for forandingsledelsen, hvilket igen betyder, at der er en interessekonflikt mellem de to forskellige opgaver. At have en rolle i projektet, der udelukkende fungerer som en forandringsleder, betyder, at der holdes større fokus på den menneskelige side af ændringen, og dette fører naturligvis til bedre resultater i det lange løb.

Medarbejdernes modstand

I alle ændringerne består den store gruppe af mennesker, der skifter til noget nyt af medarbejdere. En af ​​de almindelige årsager til mislykkede forandringer er netop medarbejdernes modstand. Medarbejderne er måske ikke blevet informeret nok, og de forstår ikke, hvorfor og hvad de skulle ændre ("what's in it for me?") Men også det at det ikke har nogen konsekvenser ikke at ændre sig. Og sidstnævnte skyldes hovedsageligt svag eller uklar ledelse.

Igen bærer lederne et stort ansvar for gennemførelsen af ​​forandringer. Det må dog ikke glemmes, at enhver organisation har nogle uformelle ledere og påvirkere, som ikke må ignoreres. Denne gruppe bliver mere og mere vigtig, da den yngre generation af ansatte er kritisk og mere tvivlsomme. De har langt mindre respekt for myndighederne og forventer feedback og bekræftelse hver dag. Det er ikke muligt at narre de unge, men ændringen skal selvfælgelig være relevant og skabe værdi, da de ellers vil kigge efter et nyt job.

Syv punkter for at få succes

Spørgsmålet er så, hvad gør man for at lykkes med forandring? Det handler om at undgå de fejl og faldgruber, der forhindrer, at ændringer forstås og modtages rigtigt. Kommunikation og uddannelse er naturligvis meget vigtig og kan aldrig gøres for meget, men faktisk forståelse af baggrunden for en forandring den vigtigste ting at formidle. Det er ikke nok at forklare det en gang. Hovedbudskabet skal mindst forklares seks til otte gange for at det bliver kommunikeret ordenligt. Forklar, forklar og forklar. Men det er også vigtigt at det bliver tydeligtgjort at dette er et krav vi faktisk har til medarbejderne. 

Nedenfor er de syv vigtigste budskaber for at få succes med forandringer:

* Aktiv og synlig ledelse. Ledere viser vejen og skal være gode rollemodeller, men ikke mindst skal de være ydmyge og lytte til og engagere medarbejderne.

* Struktureret tilgang. At arbejde struktureret og konsekvent med en ændring giver resultater.

* Dedikerede ressourcer og budget. Implementering af langsigtet bæredygtig forandring kræver en indsats, dette kan aldrig undgås.

* Integrere forandringsledelse og projektstyring. Timing omkring forandringsledelse er meget vigtig, ligeledes er projektet og ændringen. Det gælder f.eks. om at afsætte tid og ressourcer til at besvare spørgsmål, når ændringen lanceres. Træning må ikke finde sted for længe før eller efter en mulig ændring af systemet. 

* Medarbejderengagement og deltagelse. Undervurder aldrig dine medarbejdere. De har ofte kloge synspunkter og er derfor nødt til at være både involverede og engageret. Der er mange metoder til dette, og du kan oprette forskellige roller og opgaver. F.eks. kan man have folk, som er specielt uddannet inden for virksomheden, der kan hjælpe og støtte. Det er også muligt at have specielt udpegede forandringsledere, som både holder uddannelseskurser, besvarer spørgsmål og som kan understøtte i mange forskellige forums. Der er ingen grænser for kreativitet og rollenavne: ambassadører, powerusers eller eksperter er nogle eksempler.

* Hyppig og åben kommunikation om ændringen. Kommuniker, kommuniker og kommuniker. Gentagelse er videns mor, og i princippet er det ikke muligt at kommunikere for meget. Her er det vigtigt at være kreativ ved at bruge mange forskellige kanaler til information, men også have respekt for folk, der har forskellige læringsformer. Nogle ønsker at læse fakta og rapporter, og andre foretrækker at gøre deres egne øvelser. Nogle ønsker dialog i grupper, andre i mindre grupper, og andre foretrækker at sidde derhjemme og læse. Vi mennesker er forskellige og har forskellige præferencer. Det må heller ikke glemmes, at meddelelser altid skal formuleres ud fra modtagerens perspektiv, og at det vigtigste spørgsmål at besvare er "hvorfor?" = "dvs. what's in it for me?".".

* Engager mellemledere. Som beskrevet tidligere har ledere altid en nøglerolle i alle ændringer, og ikke mindst de mellemledere, der er vigtige kommunikatorer.

Sammenfattende er der mange faldgruber og meget at tænke på, når vi foretager ændringer, men med struktur, ressourcer og fokus er sandsynligheden meget større for at lykkes!

Kilde: Prosci s 2016 bedste praksis i Change management benchmarking rapport, Prosci INC

Abonner

Abonner på Digital Workplace bloggen og få besked når nye artikler publiceres

Har du misset vores webinarer?

Vil du vide mere om, hvordan Omnia fungere og hvordan Omnia kan hjælpe din organisation? Er det tilfældet, er du velkommen til at deltage på et eller flere af vores populære webinarer. 

Du finder dato, dagsorden og tilmeldingsblanket i vores vidensbank.