Skærp den interne kommunikation med et honningintranet

For mange virksomheder og organisationer er et intranet synonymt med intern kommunikation. Alt fra forretningsstrategier, interne nyheder og events kanaliseres via intranettet til medarbejderne. At være i stand til at administrere intern kommunikation via en intranet platform, er kun fremragende, hvis medarbejderne foretrækker intranettet fremfor andre kanaler. Ellers kan det forhindre og komplicere den interne kommunikation.

Det er relativt almindeligt at have forældede og besværlige intranet, som ledelsen er afhængig af, og medarbejderne hader. Derfor når kritisk information ikke ud til hele organisationen, og medarbejderengagementet er manglende, hvilket gør processer ineffektive og vanskelige at håndtere.

Et upopulært intranet kan have flere grunde. Det er muligvis ikke mobiltilpasset og er måske blevet for stort og klodset, hvilket gør det vanskeligt at finde relevant information og praktiske værktøjer og funktioner som medarbejderne foretrækker og mangler. Måske fordi intranettet ikke er blevet opdateret i lang tid og derfor ikke er i stand til at integrere moderne løsninger kan løsningen have mangler som er vigtige interne behov hos brugerne.

Her giver vi dig nogle grundlæggende tips til, hvordan du kan forme intranettet til en ægte honning fælde, med det formål at styrke og strømline intern kommunikation.

Gør medarbejderne afhængige 

Du tror måske ikke, at nogen af ​​ovenstående problemer er i overensstemmelse med dit intranet. Det er ,i dine øjne, supermoderne, optimeret til mobile enheder og nemt at navigere rundt i. Men hvis hyppigheden af ​​besøg er lav, og organisationen opfattes som rigid, opdelt og uengageret er der åbenlyse fejl i din interne kommunikation. Men med en ny kommunikationsstrategi og en omstrukturering af intranettet kan det med stor sandsynlighed helbredes.

Hvordan den nye strategi skal designes, afhænger helt af, hvordan virksomheden ser ud, og hvor stor den er, hvis I eksisterer over hele verden, for nylig er fusioneret osv. Det er et omfattende og komplekst område, som vi sparer til et fremtidig blogindlæg.

Strukturen og funktionen af intranettet skal også tilpasses de unikke karakteristika og behov i virksomheden, men der er flere fælles succesfaktorer. Målet bør være at gøre medarbejderne afhængige af intranettet. Hvis du lykkes, kan ledelsen stole på intranettets arbejde og holde medarbejderne informeret om det seneste og det vigtigste.

Rengør, Kassér og sæt intranettet på en streng diæt

Over tid har intranettet en tendens til at svulme op i alle retninger. Nye dokumenter, indlæg, og landingssider, billeder, film og andre medier tilføjes døgnet rundt. I sidste ende vokser det til en klump af frisk, duplikeret, overflødig og forældet information som er svært at finde. Jo større klumpen er, jo større er risikoen for at medarbejdere mangler information og derfor undgår intranettet. Endnu værre er det, hvis der findes flere versioner, med samme oplysninger. Dette vil skabe en endnu større risiko for at medarbejderne ikke stoler på informationen. 

For at undgå klumpdannelse skal der indføres og vedligeholdes strenge rutiner for al informationsstyring og udgivelse. For eksempel bør der være informationsejere inden for hvert aktivitetsområde med ansvar for rengøring og opdatering. En intraneteditor kan normalt ikke alene evaluere og validere alle oplysninger. Indlæg, dokumenter og sider med en begrænset levetid skal have en udløbsdato. Duplikering kan undgås ved katalogisering og fælles procedure når der skal oprettes ny information. Med et integreret dokumenthåndteringssystem er arbejdet med at holde intranettet ryddeligt også meget enklere. 

Når strukturen og rutinerne er på plads, er den sværeste ting tilbage. Vigtigst er det, at alle udgivere skal repræsentere hele organisationen og følger rutinerne. Her kræves kontinuerlig informationsindsats og træning for at holde intranettet yderligere beskåret og slank.

Vil du vide mere? Bestil din plads på on-demand-webinaret "den bedste vej til et fremragende intranet i Office 365 og SharePoint", eller download dokumentet "45 vigtige spørgsmål om den digitale arbejdsplads".

Gør altid intranettet tilgængeligt for alle

I dag, sover næsten alle med deres mobiltelefoner, og derfor er opretholdelsen af mobiltilpasning helt afgørende for en effektiv intern kommunikation. Selvom medarbejderne på din arbejdsplads tilbringer det meste af arbejdsdagen foran en computer, spiller mobiltelefonen en meget større rolle i deres liv. På mange arbejdspladser mangler medarbejderne også et skrivebord og en computer. Det er telefonen, og i nogle tilfælde tabletten, der er den eneste kommunikationsenhed og derfor skal intranettet også tænkes fra et mobilt brugerperspektiv, så medarbejder har mulighed for både at benytte intranettet via computer og mobileenheder.  

Tilgængelighed handler også om berettigelse. At offentliggøre alle oplysninger for alle, fungere oftest ikke. Visse oplysninger vedrører kun få personer. Derudover er der fortrolighedsregler at overveje. Men målet skal stadig være at gøre så meget som muligt offentligt for så mange mennesker som muligt. Transparens og åbenhed fører normalt til øget medarbejderengagement og gør "skibet" lettere at kontrollere. En løbende revision af informationen så den altid er up-to-date og tilgængelig på intranettet er derfor en vellykket honning opskrift. En anden måde at forbedre tilgængeligheden på er at strukturere information efter roller, processer og ansvarsområder, da det gør kommunikationen mere effektiv og informationssøgning lettere. 

Navigation for effektiv kommunikation

En del af de ældre intranet er ofte svære at navigere. Den ældre løsning kan have fokus på behov, der var vigtigere i fortiden og er derfor ikke forbundet med udviklingen af virksomheden.

I stedet skal forsiden fokusere på de mest prioriteret værktøjer, de vigtigste oplysninger fra ledelsen, samt indgange til fokusområder for virksomheden. Forsiden skal være simpel og luftig. For eksempel kan tilbagevendende begivenheder placeres på en personlig destinationsside eller faneblad i stedet for at fylde unødvendigt på webstedet. Menu strukturen og andet indhold bør også regelmæssigt revideres på baggrund af aktuelle kommunikations-, driftsprocesser og medarbejdernes ønsker.

Søgefunktionen skal der også være fokus på da den har central betydning for at gøre intranettet mere populært, samt at det skal være let at finde relevante oplysninger. Hvis en søgning giver for mange hits med lignende oplysninger, bliver søgningen uoverskuelig og der bliver spildt for meget tid. Udover at rette søgefunktionsindstillingerne til med f.eks. forslag til søgesætninger, er en velovervejet søgeordsoptimeret struktur på al offentliggjorte information nødvendig for at forbedre søgeresultaterne. Dette betyder blandt andet, at indlæg og sider skal have de rigtige nøgleord i overskrifter og teaser tekst, nøjagtig meta-information, kategorisering og tags.

Giv dit intranet farve og liv 

Et intranet, der er dækket med tekst og ikke nogen billeder og videoer, samt tekst som er skrevet på kedelig kontordansk vil dø i den nærmeste fremtid. Hvis du ønsker at få beskeder til at sidde fast nemt, have en optimeret produktion og en informationstørstig organisation, har du brug for at pifte intranettet op give det noget liv. Det handler om at fodre intranettet med nye oplysninger kontinuerligt, spice det op med inspirerende film og billeder og form intranettet så det passer til virksomhedens værdier og kultur. Sproget skal være nemt og rammende, så medarbejderne føler sig hjemme. Overvej også, hvordan forskellige budskaber formidles for at få dem til at lande rigtigt. For eksempel er det meget sjovere at drage fordel af ledelsens nye valg for fremtiden via en video, frem for et formelt brev. Videoen vil gøre det mere personligt og deltagelse bland medarbejdere vil være meget større end hvad en pressemeddelelse kan tiltrække. 

Følg vores blog for at få flere tips til, hvordan intern kommunikation kan skærpes med et skarpere intranet.

Vil du vide mere? Book din plads på On-Demand webinar ”Den bedste vej til et fremragnede intranet i Office 365 eller SharePoint ” eller Download dokumentet ”45 vigtige spørgsmål om den digitale arbejdsplads". 

Abonner

Abonner på Digital Workplace bloggen og få besked når nye artikler publiceres

Har du misset vores webinarer?

Vil du vide mere om, hvordan Omnia fungere og hvordan Omnia kan hjælpe din organisation? Er det tilfældet, er du velkommen til at deltage på et eller flere af vores populære webinarer. 

Du finder dato, dagsorden og tilmeldingsblanket i vores vidensbank.