Sæt brugeren i førersædet for at lykkes

En intranet portal for den digitale arbejdsplads giver kun fordele, hvis den rent faktisk bruges. Hvordan får du en medarbejder på den digitale arbejdsplads til at sætte pris på intranet portalen, og hvordan hvordan kan portalen bidrage positivt til når medarbejderen skal udføre det daglige arbejde? Robert Lindgren har mange års erfaring med at indføre digitale arbejdspladser. I dette blogindlæg beskriver han tre faktorer, synligehed, engagement og relevans. Hvordan påvirker de tre faktorer brugernes tilfredshed, og dermed graden af anvendelse.

Vores Office 365 portalløsning Omnia intranet fokuserer specifikt på tre områder, der vejer tungt for at få en velbrugt løsning; Synlighed, engagement og relevans. I dette blogindlæg gennemgår jeg en række dele af Omnia og Offic 365, der tilsammen sikrer, at en portal bruges ofte af mange og i lang tid.

Synlighed

Det er vigtigt, at en medarbejder føler sig som en del af de løsninger, de bruger i deres arbejdsliv. I Omnia er hver medarbejder repræsenteret på flere måder. Øverst på hver side vises medarbejderens billede og navn. Herfra er der nem adgang til Delve, hvor medarbejderens egen profilside findes i Office 365

Det er også nemt at finde oplysninger om andre medarbejdere via den hurtige søgefunktion, der er tilgængelig i Omnia's sidehoved. Hvis brugeren klikker på en persons navn i søgeresultaterne, åbner Delve og viser brugerens profilside med flere kontaktoplysninger.

Det er også muligt at søge efter medarbejdere baseret på deres rolle, organisatoriske tilhørsforhold eller viden for at etablere nye kontakter og dele viden.

Delagtigt 

Det er naturligvis ikke nok for medarbejderne at blive set på intranet portalen. Det er også vigtigt, at de aktivt kan bidrage til den digitale arbejdsplads og at de som medarbejdere føler sig inddraget i intranet portalen. Omnia, sammen med Office 365, lægger stor vægt på samarbejde og kommunikation (både struktureret og ustruktureret).

Startsiden for en typisk Omnia-Portal inviterer dig direkte til samtalen via det integrerede Yammer-feed. Her kan medarbejderne kommunikere frit med hinanden, som de genkender fra forskellige sociale medier.

Nyheder har traditionelt en vigtig rolle i en portalløsning. I Omnia, får medarbejderne mulighed for at interagere med de nyheder som er præsenteret for dem gennem Likes og kommentarer. Det er også nemt at dele nyheder til en kollega.

Desuden kan store dele af portalen for Omnia intranet drives af medarbejdere, der er aktive i forskellige SharePoint-samarbejdsrum og teams i Office 365. Noget, der begge giver en følelse af engagement og relevans.

Relevans

Vigtigst af alt er at medarbejderne synes, at den digitale arbejdsplads hjælper dem med at udføre deres arbejde. Det handler om, at de oplysninger, som præsenteres for brugeren, opfattes som relevante og opdateret. Omnia Intranet fokuserer stærkt på personalisering, og at de tilgængelige oplysninger er relevante for medarbejderen. Groft sagt kan løsningens komponenter opdeles i to kategorier: information og arbejde.

Information 

Som tidligere nævnt er nyheder af forskellig art ofte en vigtig del af en digital arbejdsplads. For at medarbejderne skal kunne opleve nyheder som relevant, er det vigtigt at beskytte dem mod nyheder, der ikke er interessante. Omnia arbejder med to begreber for at sikre dette: Målgruppe styring og abonnementer. Målgruppe styring betyder, at nyhedsredaktører peger på, hvilken målgruppe en ny målretning er rettet mod. Dette kan gøres på gruppens tilhørsforhold eller brugeregenskaber, f. eks. rolle, afdelings tilknytning og lokation. Abonnement betyder, at medarbejderne selv fortæller Omnia, hvilke typer af nyheder de er interesseret i.

Nyheder som matcher anvenderens målgruppe og præferencer vises automatisk på startsiden. 

Omnias startside kan bl.a. også hente Team nyheder og meddelelser fra samarbejdsrum som medarbejderen er involveret i. Omnia kan også vise kalenderbegivenheder som er målrettet til medarbejderen, og vigtige budskaber, når noget akut er sket som medarbejderen skal vide. Bannere kan også placeres på startsiden for specifikke målgrupper til at præsentere relevant information.  

Mega menuen, der er placeret øverst på siden, gør det nemt for medarbejderen at søge efter oplysninger på en struktureret måde. Funktionen ”hurtig søgning” muliggør også ustruktureret søgning.

Arbejde 

Omnia indeholder også en række komponenter, der gør det lettere for medarbejderne at få et overblik over deres igangværende arbejde. Gennem ikonet "mine links" i overskriften, får brugeren hurtig adgang til andre systemer i den digitale arbejdsplads (baseret på f. eks. Organisatorisk tilhørsforhold eller gruppetilknytning) og har også mulighed for at tilføje deres egne links til systemer og værktøjer.

Omnia indeholder også en række komponenter, der gør det lettere for medarbejderne at få et overblik over deres igangværende arbejde. Notifikationspanelet på startsiden gør medarbejderen opmærksom på aktiviteter i de arbejdsområder til samarbejde og teams, de er en del af. Blandt andet akkumuleres opgaver, der er tildelt medarbejderen i SharePoint og teams, i en transparent visning.

De dokumenter, som medarbejderne sidst har opdateret, er let tilgængelige, og en liste over dokumenter, som andre medarbejdere for nylig har opdateret i fælles arbejdsområder eller teams for samarbejde, vises også på startsiden.

Funktionen "mine websteder", som du får adgang til via headeren, gør det nemt at finde de arbejdsområder til samarbejde, som medarbejderen tilhører. Herfra markerer de også de samarbejdsrum, der er særligt vigtige for dem, ved at fastgøre dem som favoritter.

Resumé

Skal du lykkes med din digitale arbejdsplads og sikre højt engagement og tilfredse medarbejdere, skal du sætte brugeren i førersædet. Kontakt os, og vi vil med glæde fortælle dig mere om Office 365 og de muligheder, som Omnia tilbyder. 

Robert Lindgren

Robert Lindgren arbejder som Office365- og SharePoint konsulent hos Precio Fishbone. 

Robert.lindgren@preciofishbone.se

Abonner

Abonner på Digital Workplace bloggen og få besked når nye artikler publiceres