Dokumenthåndteringsparadoks - Intet er gratis

Dokumenthåndtering - Hvor svært kan det være?

Ovenstående er et spørgsmål som sikkert mange stiller når de diskuterer hvorvidt strukturen blandt dokumenter og filer er kaos, når de skal findes i organisationen.

Lars Blixt har været specialiseret i dokumenthåndtering og projektledelse i ca. 10 år. Jeg er villig til at påstå at det ser meget ens ud i de fleste organisationer, og der er kun varierende grader af kaos. Vi er på udkig efter den hellige gral, der vil vise os vejen ud af kaos. Nogle har troet at dette er SharePoint. Men alt for mange mennesker er ikke klar over, at selv hvis du har et godt værktøj, kan dokumenthåndtering ikke håndteres af sig selv. 

Sammenlign det med, hvis du renoverer dit køkken og køber det nyeste køkkenudstyr, betyder det ikke at du automatisk kan lave gourmetmad. Omstændighederne og redskaberne er der men, hvis ikke du har været i stand til at lave mad før, vil dit nye køkkenudsyr ikke hjælpe dig betydeligt.  

Det samme gælder når du skal erhverve et program/system som skal hjælpe dig med dokumenthåndtering. Dette gør dig kun istand til at lykkes, da intet sker nemt eller automatisk. Hvis man i organisationen ikke har fået etableret en rutine for, hvordan dokumenter skal håndteres, vil man fortsat arbejde som man gjorde før programmet/systemet blev lanceret.

Dokumenthåndtering er først og fremmest et forandringsprojekt, ikke et teknisk projekt 

Problemet kan opsummeres i dokumenthåndteringsparadoxet, brugeren ønsker at det skal være enkelt og hurtigt at kunne gemme dokummenter, og der bør helst ikke være nogen regler. Brugeren finder dokumenterne, kigger i sine mapper og dokumenterne bliver gemt. Men der er stadig dokummenter som ikke kan findes. 

For at kunne få ordenligt styr på dokumenthåndteringen, kræver det regler og at brugeren angiver egenskaber for dokumentets metadata. Min erfaring er, at forståelsen for at arbejde mere struktureret med dokumenthåndtering, kommer via uddannelse og erfaring. Hvis brugeren ser fordele ved altid hurtigt at kunne finde det rigtige dokument, har de en større forståelse for at det kræver en særlig arbejdsindsats, når dokumentet skal oprettes. 

Så hvad er løsningen på problemet? Som jeg ser det er der fire dele som skal fungere for at dokumenthåndtering skal blive en succes. 

 

  1. Det skal være et system, som opfylder de tekniske krav brugeren og organisationen stiller. 
  2. Hvilke processer og rutiner skal dokumenthåndteringen understøtte 
  3. Brugeren – hvem er det som skal anvende systemet, hvad har de af kompetencer, og hvordan ser deres arbejdssitutaion ud. 
  4. Lederen – der skal findes resourcer i form af penge og endnu vigtigere personer, som kan arbejde med projektet. Ledelsen skal være troværdige ambassadører, de skal praktiserer hvad de prædiker.

Hånden på hjertet, hvordan ser det ud i din organisation? Er der nogen som håndterer dokumenter på en struktureret måde? Bliver dokumneter gemt på en struktureret  måde? Hvis ikke, er det tid for din organisation, at tage dokumenthåndtering til næste niveau. Ønsker du at nå hele vejen, skal du også være parat til at arbejde for det, du kan ikke nøjes med at købe et nyt system.  

Lars Blixt

Lars Blixt

Arbejder hos precio Fishbone som projektleder og strateg. Specialist inden for dokumentstyring.

Abonner

Abonner på Digital Workplace bloggen og få besked når nye artikler publiceres