Bliv en fan af intern kommunikation – 5 enkle tips

I de fleste virksomheder og organisationer er det største fokus på ekstern kommunikation. Intern kommunikation behandles ofte stift, hvilket kan være en dyr lektion. Uden en fungerende intern kommunikation vil produktion og kvalitet lide, og omkostningerne vil være højere. Til sidst er der måske intet at kommunikere med omverdenen om ...

Her giver vi fem enkle tips til, hvordan man skaber en internkommunikation som kan blomstre og undgår en kommunikativ ørken, men først et par ord om vigtigheden af at have god intern kommunikation.

Skærp den interne kommunikation og dobbelt odds 

Naturligvis er ekstern kommunikation ekstremt vigtig for at holde salget i gang, et levende brand, borgertjenester, aktiekurser med mere. Men uden en fungerende internkommunikation bliver de interne processer ineffektive og virksomheden vanskelig at styre. Spørgsmålet er, hvorfor er intern kommunikation ikke vigtigere?

Det smukke ved hele miseren er, at intern kommunikation ikke behøver at koste meget med et moderne intranet på plads. Derudover fører en velfungerende intern kommunikation til en reduktion i omkostningerne til for eksempel produktion, personaleomsætning, sygefravær, kundesupport, klager og returneringer, konflikthåndtering og meget mere. Ekstern kommunikation fungerer også bedre, når medarbejderne bliver bedre informeret og motiverede, hvilket reducerer behovet for dyr kundepleje og markedsføringsaktiviteter.

Ud over en mere effektiv, dedikeret og velinformeret arbejdsstyrke skaber bedre intern kommunikation øget medarbejderengagement. Ifølge en Gallup-undersøgelse fra 2017 har organisationer i den øverste kvartil i et engagementsindeks næsten dobbelt så stor chance for at opnå succes sammenlignet med organisationer i den nederste kvartil. For eksempel havde enhederne i den øverste kvartil 20% højere rentabilitet, 41% lavere sygefravær og 40% færre kvalitetsfejl. Konklusionerne er baseret på data indsamlet fra over 195.600 ansatte og ca. 31 millioner respondenter i USA.

Vil du vide mere? Book din plads på On-Demand webinariet ”Den bedste vej til et godt intranet i Office 365 eller SharePoint” eller download dokumentet ”45 vigtige spørgsmål om den digitale arbejdsplads”. 

#1 Involver lederne 

Det velkendte udtryk ”walk the talk” er ikke en kliché. Det er er et udtryk som er relevant i alle organisationer. Hvis ikke lederne agerer, kommunikere eller handler efter sine egne regler og visioner, vil de andre i organisationen heller ikke. Derfor er det vigtigt at engagere samtlige ledere, inklusive topledelsen, i de interne kommunikationsprocesser. Det skal vises og fortælles hvordan du vil have organisationen skal gøre "i følge John". 

En leders absolut vigtigste rolle er at give feedback tit og ofte. Intet er så ødelæggende for moral, motivation og drivkraft som fraværet af feedback. Der kræves ikke meget feedback for at løfte en person eller et helt team. 

#2 Opret forbindelse til strategier og visioner 

Husk, at intern kommunikation faktisk er et strategisk styringsværktøj for hele virksomheden. Det handler ikke kun om at få teamet til at arbejde bedre og mere effektivt sammen, eller at sprede information og styre operationelle processer på en mere smidig måde. Intern kommunikation skal især sikre, at forretningsstrategiske beslutninger og visioner overholdes. Derfor bør kommunikation være synkroniseret med forretningsstrategien, visioner, forretningsmæssige og eksterne kommunikationsmål. Dette indebærer f.eks. at virksomheden, der kommunikerer eksternt, skal kommunikere og leves internt ... "walk the talk". 

#3 Vær personlig 

Ærlighed kommer man længst med. Det gælder især for intern kommunikation, i en virksomhed eller en organisation. Åbenhed, transparens og ærlighed mødes med den samme begejstring fra medarbejderne og skaber stærkere holdånd og deltagelse. Det er derfor vigtigt at være personlig i kommunikationen, da troværdighed kun vil styrkes af det. 

Det er også vigtigt at personificere kommunikationen. Det vil sige at tilpasse kommunikationen til modtagerens roller og interesser, så kommunikationsværktøjerne bruges aktivt og forretningskritisk information når ud på den rigtige måde.

#4 Skift job, få inspiration og find den rigtige kanal 

”Variation fryder” siges normalt, og ændring af job fører normalt til ny indsigt, viden og inspiration. Men du behøver ikke at skifte arbejdsgivere for at få denne vitaminindsprøjtning. Spring rundt mellem forskellige roller på din arbejdsplads for at opleve forretningen og kommunikationen fra nye vinkler. Hvordan ser for eksempel arbejdsdagen ud for dine konsulenter, sælgere, fabriksarbejdere, kundesupport og receptionister? Skift rolle med dem i et par timer, deltag i deres daglige processer og se, hvordan de bruger kommunikationsværktøjer og kanaler. Du vil sandsynligvis blive overrasket over, hvordan du som kommunikator forestillede dig deres arbejdsdage og byggede løsninger i overensstemmelse hermed. Når alt kommer til alt er det kun ved at "gå i andres sko", at du virkelig kan forstå deres (arbejds) liv.

5# Svøm roligt og bliv en vinder 

Det er faktisk muligt at sammenligne jobbet som intern kommunikator med svømning. Du er nødt til at have en god balance og interaktion mellem forskellige kommunikative aktiviteter, for at meddelelserne kan komme hele vejen frem. Hvis du skubber for hårdt, for meget og for hurtigt, risikerer kommunikationen at drukne med sin egen vægt. For en succesrig, lethåndterlig og bæredygtig kommunikation er det vigtigt at studere vandet omkring en, planlægge langsigtet og holde et stabilt tempo i den daglige strøm af information.

Klar, parat, svøm! 

Vil du vide mere? Book din plads på On-Demand webinariet ”Den bedste vej til et godt intranet i Office 365 eller SharePoint” eller download dokumentet ”45 vigtige spørgsmål om den digitale arbejdsplads”. 

Abonner

Abonner på Digital Workplace bloggen og få besked når nye artikler publiceres

Har du misset vores webinarer?

Vil du vide mere om, hvordan Omnia fungere og hvordan Omnia kan hjælpe din organisation? Er det tilfældet, er du velkommen til at deltage på et eller flere af vores populære webinarer. 

Du finder dato, dagsorden og tilmeldingsblanket i vores vidensbank.