Revisorgruppen Danmark opgraderer deres håndbog og forbinder deres medlemmer med Omnia

Revisorgruppen Danmark har bygget et nyt Omnia-baseret intranet, som forbinder Danmarks største netværk af uafhængige, statsautoriseret revisionsfirmaer. Medlemmerne bruger intranettet til kommunikation og til at finde opdaterede juridiske oplysninger, regnskabsmodeller og retningslinjer i forhold til overholdelse af regler og standarder.

- Vores nye intranet gør det meget nemmere for alle vores medlemmer at finde og få adgang til dokumenter og sider med relevante juridiske oplysninger, retningslinjer og andre ressourcer, som benyttes i det daglige arbejde. Intranettet vil styrke medlemmernes interne kommunikation gevaldigt, fortæller Lars Hjort Frederiksen, administrerende direktør i Revisorgruppen Danmark.

Revisorernes primære informationskilde

I 1992 blev Revisorgruppen Danmark (RGD) etableret af 13 revisionsfirmaer med det formål, at oprette en medlemsdrevet sammenslutning, som støtter den faglige kvalitet af statsautoriserede revisorer. RGD har gennem årene medvirket til at øge medlemmernes kompetence og kvalitetsstandarder ved b.la. at tilbyde uddannelse, kvalitetsstyringsværktøjer og at være en rig kilde til information og retningslinjer.

Foreningen er Danmarks største netværk af uafhængige og statsautoriserede revisionsfirmaer. RGD består i dag af 25 medlemsvirksomheder med ca. 260 statsautoriserede revisorer og mere end 1.500 assistenter, administratorer og andre medarbejdere.

Det tidligere specialbyggede intranet, som var baseret på SharePoint 2010, var forældet og dermed vanskeligt at administrere og benytte til at publicere information. Et helt centralt element, som trængte til en opdatering, var informationsværktøjet "håndbogen", som b.la. indeholder retningslinjer for juridiske regler og andre dokumenter. I begyndelsen af 2020 indledte foreningen udviklingen af et ny separat løsning til håndbogen, hvor alt indhold blev opbevaret i Azure. Ved re-evalueringen af projektet konkluderede RGD dog, at det var langt bedre og mere omkostningseffektivt at investere i en helt ny standard intranetplatform, med integreret dokumenthåndtering. Efter grundig søgen, besluttede RGD at bygge et nyt intranet og en ny version af håndbogen i Omnia, og dermed fusionere to systemer til ét.

- Omnia var et oplagt valg. Det er en fremtidsorienteret out-of-the-box løsning, som passer perfekt til os. Med Omnia har vi været i stand til at opdatere håndbogen og opbevare alle dens informationer, implementere et nyt moderne intranet og forbedre vores interne kommunikation, på én og samme platform. Det har gjort håndteringen af løsningen meget nemmere og mere omkostningseffektiv, fortæller Lars Hjort Frederiksen.

Implementeringen af det nye intranet og udviklingen af den nye håndbog startede i maj 2020. Begge løsninger var oppe at køre og klar til at blive lanceret på blot et par måneder.

– Håndbogen er et vigtigt arbejdsredskab for alle vores medlemmer. Den indeholder retningslinjer, casestudier, regnskabsmodeller, juridiske fortolkninger og andre ressourcer, som de ikke umiddelbart kan finde andre steder. Håndbogen er den foretrukne informationskilde for mange revisorer, som sparer dem for tid og garanterer høj kvalitet. Og den er kun blevet endnu mere nyttig efter opgraderingen. Både design, struktur og søgefunktionalitet er blevet radikalt forbedret, hvilket gør det nemmere at finde relevante oplysninger og dokumenter, understreger Lars.

Bedre kommunikation og samarbejde

En af de største udfordringer ved implementeringen har været at overføre dokumenter og andre oplysninger til Omnia. Alene håndbogen består af ca. 8000 dokumenter.

– At overføre indholdet fra Azure og andre kilder til Omnia, har været en tidskrævende opgave, men også en uvurderlig erfaring. Det gav os en chance for at forbedre kategoriseringen og strukturen af håndbogens indhold og dermed forbedre dens funktioner, forklarer Lars.

Hovedformålet med det nye intranet var at gøre det mere attraktivt og brugervenligt samtidig med, at det blev lettere at administrere og udgive nyt indhold.

- Med Omnia behøver vi ikke længere bekymre os om fremtidige opgraderinger, hvilket er en stor lettelse. Mulighederne i platformen og dens layout har hjulpet os med at forbedre tiltrækningskraften af intranettet. Det er nu nemmere at oprette sider og andet indhold, og målrette relevante informationer til vores brugere. Sammen med disse egenskaber og Omnias smarte nyheder og sociale funktioner, vil det i fremtiden styrke vores medlemskommunikation og interne samarbejde, forudser Lars.

Det nye intranet er netop blevet lanceret i en pilotgruppe af medlemsvirksomheder. RGD har planer om at sekventielt udrulle den nye løsning til alle sine medlemmer, når der er indsamlet feedback fra pilotlanceringen.

- Med pilotlanceringen kan vi finjustere løsningen trin for trin, hvis det bliver nødvendigt. Når løsningen er fast etableret blandt vores medlemmer, vil vi se nærmere på, hvilke strategier der skal forbedre vores kommunikation på Omnia-platformen, slutter Lars af.