En samlet løsning i SharePoint for sags- og dokumenthåndtering

Mattias Blomstrand, it-projektleder hos de svenske energimyndigheder, kalder det et paradigmeskifte. - Vi er gået fra fildelinger til et rigtigt sags- og dokumenthåndteringssystem i SharePoint, forklarer han. Tanken er, at det hele skal være digitalt om et år.

Projektet begyndte for næsten fem år siden. 

– Hovedformålet var at integrere vores dokumenthåndtering med vores sagsbehandling, forklarer Mattias Blomstrand. Vi så, at det var muligt at gøre med SharePoint. Derefter tilføjede vi også et antal specialfunktioner.  

– Derudover bevæger vi os mod at bruge SharePoint til alle andre dokumenter, inklusive fortrolige interne dokumenter, for at kunne opnå en fælles totalløsning for al dokumenthåndtering. 

Færre uddannelsesmuligheder og bedre søgbarhed 

Systemet har cirka 400 brugere og løsningen har givet energimyndighederne flere fordele og gevinster.  

– Nu kan vi have en fælles og generel uddannelse til al dokumenthåndtering. Hvis du kan håndtere en type dokumenter, kan du nu håndtere alle, siger Mattias Blomstrand 
 
– Vi har også bedre søgbarhed. Gennem en central søgemaskine finder du nemt alle typer af dokumenter. Jeg ser også en stor fordel med SharePoint, at vi ikke bygger fra grunden, men bygger med legoklodser. 

Tilfreds med Precio Fishbone 

Projektet har fungeret godt, mener Mattias. 

– Vi er tilfredse med Precio Fishbone. Udfordringen for en leverandør i et sådant projekt er at være i stand til både at kunne forstå SharePoint fra bunden og forstå vores forretning korrekt. Det har været en lang rejse, fem år på fuld drift, men det er ikke underligt i betragtning af at vi faktisk har implementeret et paradigmeskifte og gået fra at dele filer til reel dokumenthåndtering. 

Fra krav til funktioner 

Krister Ranta, projektleder hos Precio Fishbone, synes også, at projektet er gået godt.  

– De svenske energimyndigheder er en god kunde, siger han. De er meget fremadrettede og kreative. 

– Den største udfordring, da systemet begyndte at blive bygget i 2011, var at overføre deres omfattende krav og ønsker til reelle funktioner. Når det er tid til at få det ned til programkode, skal alt være afklaret.