Det svenske energiagentur øger kvaliteten og minimerer arbejdstimer med en ny virtuel medarbejder

Ved at implementere en RPA-løsning har det svenske energiagentur indledt arbejdet med at eliminere monotone og manuelle opgaver, for at spare tid og udnytte deres kompetencer bedre. En af de første RPA-processer omfatter automatisering af rapporterings- og regnskabsrutiner.

- Robotten Arne er vores nye digitale medarbejder. Hver måned sparer robotten os næsten for en hel arbejdsuge, ved at have overtaget vores rapporteringsrutine i Økonomiafdelingen. Udover, at robotten tager sig af de kedelige og ensformige opgaver, giver det os mulighed for at bruge tid på mere værdiskabende arbejde. Både kvaliteten og pålideligheden af vores rapporter og regnskaber er i den grad også forbedret, fortæller Ida Edling, finance project manager hos det svenske energiagentur.

Hurtig og pålidelig rapportering

Det svenske energiagentur arbejder for at sikre energiforsyninger og bidrager med fakta, viden og analyser om levering og anvendelse af energi. Agenturet støtter forskning i fremtidens køretøjer og brændstoffer, vedvarende energikilder og bidrager til kommercialisering og eksport af innovationer og ny teknologi. Derudover er det svenske energiagentur ansvarlig for Sveriges officielle statistikker inden for energi, håndterer el-certifikater, handler med emissionsrettigheder og deltager i internationalt klimasamarbejde.

Flere af agenturets projekter og undersøgelser udføres ved hjælp af EU-finansierede fonde, der bl.a. håndteres af det svenske agentur for økonomisk og regional vækst. En finansiering som kræver blandt andet månedlige ombooking af medarbejdernes tidsforbrug og projektomkostninger. I begyndelsen af ​​2020 konsulterede det svenske energiagentur Precio Fishbone, for at få hjælp til automatisering af flere processer via Robotic Process Automation, RPA. Rapporteringsrutinen omkring de EU-finansierede projekter blev det første, som skulle automatiseres.

- Vi valgte RPA fordi, at det er en relativt enkel og regelbaseret proces at komme i gang med. Vores pilotprojekt var en succes, men set i bakspejlet havde det været bedre, hvis vi havde valgt en proces, der finder sted oftere end en gang om måneden. Vi har derfor besluttet at automatisere flere processer, så vi dagligt kan overvåge robottens drift, da ledelsen ser automatiseringen som en yderst effektiv strategi for at øge agenturets effektivitet, siger Roger Haapaniemi, sektionsleder i it-styring hos det svenske energiagentur.

Rapporteringsprocessen blev undersøgt og kortlagt under en række workshops ledet af Precio Fishbones RPA-eksperter og robotten blev derefter programmeret. Groft sagt handler det om, at robotten henter medarbejdernes registrerede tid på de forskellige projekter ud af forretningssystemet Unit4 ERP / Agresso. Efterfølgende importeres dataene ind i Excel, hvor de tidsrelaterede projektomkostninger beregnes og lægges sammen med timesedlerne. Afslutningsvis går robotten ind i forretningssystemet og udregner de projektrelaterede lønomkostninger om til projektomkostninger.

- Efterfølgende rapporterer vi de data, som robotten Arne producerer, til det svenske agentur for økonomisk og regional vækst. Rapporteringsrutinen dækker i alt 14 EU-finansierede projekter, hvor der arbejder mellem 5 og 10 personer på hvert projekt. Førhen lavede vi beregningerne manualt og i slutningen af ​​hver måned var vi fem medarbejdere, som var flere dage om at producere dataene og regne lønomkostningerne. I dag tager det os højst en time for at indsamle dataene, fortælleer Ida.

100% uafhængig og ingen overarbejde

En RPA-robot omtales ofte som en digital eller virtuel medarbejder da den udfører opgaver, der normalt håndteres manuelt af en medarbejder. Det er også muligt at kommunikere med robotten via e-mail, hvilket understreger dens humanoide egenskaber. Hos det svenske energiagentur udløses robotprocesserne enten via planlægning i Windows opgavestyring eller ved at sende robotten en e-mail med startinstruktioner.

- Det er nemt at starte en RPA-proces. Vi sender blot en e-mail til Arne med instruktionen "Start processen". Vi har virkelig taget robotten til os og den er endda også registret i vores medarbejderregister med sin egen brugerkonto. Den største og mest positive modsætning til et mennske er, at den kan arbejde døgnet rundt og uden løn- eller overtidskompensation. Med Arnes hjælp kan flere opgaver og kompetenceområder blive helt uafhængige af, om der er medarbejder til stede på kontoret understreger Ida.

Arne skaber sikker betaling

Ida fortæller, at der er flere regelbaserede og gentagne processer i økonomiafdelingen, som egner sig til at blive automatiseret af robotten. F.eks. overvejer de at lade Arne håndtere godkendelsesprocesser og samling af timesedler i Excel. En anden proces, som allerede er i gang, vedrører finansafdelingens verifikation af kontooplysninger til modtagere, før betalinger udføres.

- I øjeblikket foretager vi en prøveverificeringstest af Plus- og Bankgiro-kontiene. Det gør vi ved at fortage en betaling, for at sikre at processen er aktiv og forgår korrekt. Bedrageri er ikke usædvanligt, og det kan også ske, at nogen internt fejlagtigt kan have indtastet et forkert nummer ved registrering. Det er en meget tidskrævende proces, men med Arnes hjælp kan vi både spare tid og sikre, at kontiene altid er nøjagtige inden betalingen behandles, siger Ida.