Patogen øger effektiviteten med nyt intranet

Det norske firma Patogen, som arbejder med fiskesundhed, har fået et helt nyt Omnia-baseret intranet. Deres nye platform forbinder organisationen på tværs af havene og sikrer, at alle medarbejdere er opdateret og har adgang til alle relevante oplysninger.

"Vores nye intranetplatform giver os mulighed for at dele nyheder og informationer på en struktureret og ensartet måde. Førhen formidlede vi oplysninger mundtligt og via e-mail, hvilket både var en ineffektiv, usikker og lukket måde at kommunikere på. I dag har hele organisationen adgang til de samme oplysninger, uanset hvor i verden, hvilket kontor eller laboratorium, man befinder sig i. Vi er blevet mere effektive og har fået bedre kontrol over hele organisationen og vores onboarding-proces, fortæller Noralf Gammelm, Chief Digital Officer hos Patogen.

Omnia løste vores behov for effektivitet

Patogen er en organisation, som tilbyder forskellige tjenester, der hjælper fiskeopdrættere. Det indebærer blandt andet hjælp til at øge rentabiliteten, forudsige sikkerhed, øge produktiviteten og forebygge infektioner og andre sygdomme hos fisk. Patogen har Norges mest moderne laboratorier til påvisning af fiskepatogener, som er sygdomsfremkaldende faktorer hos fisk. Patogens analysemetoder sikrer, at kunden kan drive en mere omkostningseffektiv og dyrevenlig produktion.

Patogen har omkring 50 medarbejdere og hovedkontor i Norge i Ålesund. De har også flere laboratorier og salgskontorer i andre dele af Norge samt Skotland og Chile. For bare tre år siden havde Patogen intet intranet og alt intern kommunikation blev håndteret gennem møder, e-mails og andre ustrukturerede kanaler. Efter tre år begyndte organisationen at vokse, sprede sig geografisk og behovet for en fælles digital platform til intern kommunikation steg hurtigt. I 2018 besluttede ledelsen derfor at skabe et intranet baseret på en moderne, standard- og opgaveorienteret platform.

”Da vi kun var 25 medarbejdere, fungerede den interne kommunikation rimelig godt. Vi indså dog allerede dengang, at vi havde meget at vinde, hvis vi fik en platform til at kommunikere digitalt. Vi bemærkede, at behovet var stort, for at få etableret en transparent og effektiv kanal, som kunne samle alle interne oplysninger, kategorisere og arkivere dem. Efterhånden som vi udvidede, blev situationen meget værre og det krævede en hurtig indsats”, forklarer Noralf.

Patogen var på udkig efter en fleksibel standardplatform med et rolle- og opgavebaseret interface, der skulle være let at administrere og implementere. Platformen skulle derudover også understøtte Office 365.

”Vi valgte intranet-in-a-box, fordi vi ønskede en færdig og enkel løsning, som hurtigt kunne introduceres for organisationen. For at finde frem til den rigtige platform, læste vi rapporterne fra ClearBox Consulting. Omnia var en af de tre løsninger, der tydeligt skilte sig ud i markedsanalysen fra ClearBox. Efter vi vores kontakt med Precio Fishbone, havde vi et rigtig godt indtryk. Vi bemærkede deres effektivitet og så havde de en god vision og plan for udviklingen af systemet”, siger Noralf.

Implementeringen af Omnia startede i marts 2018 og to måneder senere kunne den præsenteres for organisationen.

Intranettet forbinder hele organisationen

Patogens nye intranet, holder alle medarbejdere opdateret på nyheder og giver dem adgang til alle de samme oplysninger lige meget, hvor i verden de befinder sig. Nye medarbejdere har også nemmere ved at lære organisationen at kende, da de kan gå tilbage i ældre informationer og nyheder, der er delt på intranettet.

"I tiden før vores intranet, var det svært for nye ansatte at finde information om tidligere hændelser, fordi meddelelser og nyheder kun blev sendt som email ud til de ansatte. Nu er alle informationer samlet i kategorier ét sted og man kan nemt finde det, man leder efter, via søgefunktionen. Med en fælles og transparent platform er vores integration af nye medarbejdere og fælleskabet på tværs af kontor-, laboratorie- og landegrænser blevet bedre. Intranettet hjælper os til vækst og styrker vores fælles mål og strategier, fordi de tydeliggøres for alle”, understreger Noralf. 

Teams skaber nye muligheder

Patogen benytter primært Teams til online møder, diskussioner, projekter og internt samarbejde. Teams kan integreres som en app og Patogen vil primært bruge teams som platform til medarbejdernes projekter, tjenester og andre oplysninger.

”Teams er den vigtigste applikation til vores interne samarbejde, diskussioner og til at dele viden. Samtidig ønsker vi, at platformen skal være en naturlig del af medarbejdernes daglige arbejde. Ved at integrere Omnia som en app i Teams, skaber vi en optimal løsning for vores forretning, hvor det vil fungere som udgangspunkt for al information, vidensdeling og samarbejde, påpeger Noralf”

Noralf forklarer også, at Omnias rolle- og opgaveorienterede interface har medvirket til, at medarbejdernes daglige arbejde er mere ligetil, fordi relevante oplysninger og ressourcer er nemmere og hurtigere at finde. 

"Vores medarbejdere fremhæver især, at tilgængeligheden til nyheder og oplysninger er det mest værdifulde. Intranettet åbner også op for, at vi kan forbedre og styrke vores interne kommunikation og vores arbejdsmetoder”, siger Noralf.