Med E-Bot får Ekman korrekte fragtpriser og overskud til andre ting

Handelshuset Ekman & Co har introduceret en RPA-løsning til automatisering af en række manuelle processer. Robottens første opgave er at registrere fragtpriser. Løsningen skaber overskud, sparer tid, frigør ressourcer og sikrer, at data altid er korrekte.

- Vi sparer meget tid, ved at lade vores virtuelle robot overtage flere af vores manuelle processer. Robotten giver os tid til andre ting, og risikoen for forkerte beregninger og indtastninger elimineres og sikrer at vores data i forretningssystemet korrekte. Derudover reduceres afhængigheden af bemanding i processerne, siger Lena Öhrn, CIO hos Ekman & Co.

Tusinder af forsendelsesparametre automatiseres 

Ekman & Co er en global organisation, der sælger og markedsfører produkter fra skoven og er verdens største uafhængige forhandler af papirmasse og førende inden for papir, emballagemateriale, genbrugspapir og bioenergi. Organisationen har 300 ansatte fordelt på omkring 40 kontorer rundt om i verden, og er repræsenteret i over 100 lande. Driften koordineres via kontorerne i Göteborg, Miami, Hong Kong, Zürich og Wall.

Beregning og registrering af fragtpriser udføres manuelt og er en forretningskritisk og omfattende opgave i Ekman. Fra flere rederier, får Ekman leveret dokumenter til deres transport, på forskellige måder og i forskellige formater, som gør at det kræver meget tid fra medarbejderne. For at strømline processen har virksomheden valgt at introducere Robotic Process Automation, RPA, med hjælp fra Precio Fishbone.

- Hver måned håndterer vi tusindvis af forskellige processer manuelt, som vi ønsker skal automatiseres. Den første proces som RPA skal hjælpe os med, er beregning og indtastning af fragtpriser, fordi den har et klart regelsæt, forklarer Lena.

For at gøre processen mere overskuelig, har Ekman begrænset indsamlingen af ​​forsendelsesdata til et enkelt rederis, inden robotten kan hente oplysninger fra flere forskellige rederier. Denne proces kører en gang om måneden, hvor robotten henter prisoplysninger og tekst om forskellige forsendelsesruter, fra en fil som rederiet leverer. Derefter beregner robotten, månedens fragtpriser fra forskellige leverandører ud fra programmerede formler, som indtastes i forretningssystemet efterfølgende.

E-bot reducerer sårbarhed og personlig afhængighed

I slutningen af ​​2019 lavede Ekman en forundersøgelse og evaluering af forskellige RPA-platforme og leverandører. Ekman valgte Precio Fishbone, og automatiseringsprojektet startede i februar 2020.

- Vi valgte Precio Fishbone af flere grunde. Først og fremmest oplevede vi, at deres konsulenter har god erfaring og høj kompetence inden for robotautomatisering. Derudover arbejder Precio Fishbone med UiPath, som er den RPA-platform, vi tror mest på, fastslår Lena.

Projektet startede med en gennemgang og analyse af de processer, som Ekman ønskede at automatisere. Beregning af ​​fragtpriser blev valgt til pilotproces og blev derefter kortlagt og dokumenteret. Med en klar procesbeskrivelse kunne Precio Fishbone derefter programmere robotten, som Ekman kaldte E-Bot.

- En af de største udfordringer i projektet, har været at identificere og dokumentere de komplekse forretningsregler i processen, da kun få af medarbejderne har denne viden. Nu når reglerne bliver programmeret i robotten, er processens mindre sårbar og bliver efterhånden helt personuafhængig, fortæller Lena.

En strategi for kontinuerlig effektivitet

På nuværende tidspunkt er det Precio Fishbone som har stået for det meste af analysen, kortlægningen og programmeringen af ​​robotten. Idéen er dog, at Ekman selv skal være i stand til at tildele robotten nye opgaver i fremtiden.

- Selvom det er Precio Fishbone, som udførte det meste af arbejdet for os, giver projektet os mulighed for at lære at være i stand til at stå for meget af automatiseringen selv i fremtiden. Vi ser robotautomatisering som en strategi for kontinuerligt effektivitetsarbejde og ønsker at tilføje nye processer til robottens arbejdsopgaver løbende, siger Lena.